Права доступа в задачах и проектах

Права доступа в Битрикс24 определяют, кто увидит задачу, кто сможет её отредактировать, сменить ответственного или закрыть. Грамотно настроенная ролевая модель избавляет от хаоса, когда сотрудники правят чужие сроки, и от паралича, когда руководитель не видит работу отдела.

Как устроен доступ к задачам

Доступ к задаче в Битрикс24 складывается из двух уровней. Первый — участие в задаче: постановщик, ответственный, соисполнители и наблюдатели по умолчанию видят задачу и работают с ней в рамках своей роли. Второй — ролевая модель прав, которая расширяет или ограничивает возможности сверх участия: например, разрешает руководителю видеть и редактировать все задачи подчинённых, даже если он в них не указан.

Базовое правило: если сотрудник не участвует в задаче и не имеет ролевого доступа к ней, задача для него не существует — она не отображается ни в списке, ни в поиске, ни в отчётах. Это и есть механизм конфиденциальности внутри портала.

Ролевая модель прав доступа

Настройка находится в разделе Задачи и проекты → шестерёнка (Настроить) → Права доступа. Здесь открывается матрица: по строкам — роли, по столбцам — действия. Каждая ячейка задаёт, к каким задачам роль может выполнять действие.

Роли по умолчанию соответствуют структуре компании из раздела «Компания»:

• Сотрудник — рядовой исполнитель;
• Руководитель отдела — видит и управляет задачами своего подразделения;
• Директор — доступ к задачам по всей компании;
• Администратор задач — полный контроль над модулем.

Для каждого действия задаётся уровень доступа по отношению к задаче:

«Свои» — задачи, где сотрудник является участником; «подчинённых» — задачи людей ниже по оргструктуре; «отдела» — весь департамент; «все» — задачи всего портала.

Права в проектах и рабочих группах

Внутри проекта (рабочей группы) действует своя иерархия ролей, которая работает поверх глобальной ролевой модели:

• Владелец — создатель проекта, управляет составом и настройками;
• Модератор — помогает управлять участниками и контентом группы;
• Участник — работает с задачами и обсуждениями внутри группы.

Ключевые настройки видимости задаются при создании или редактировании группы:

• Тип группы — видимая или скрытая (скрытая не отображается в общем каталоге групп);
• Вступление — открытое или по приглашению/подтверждению;
• Доступ к задачам — только участникам группы или всем сотрудникам.

Внешние пользователи и экстранет

Если к проекту нужно подключить подрядчика или клиента, используйте экстранет-группы. Внешний пользователь видит только те группы и задачи, куда его пригласили, и не имеет доступа к структуре компании, другим отделам и внутренним разделам портала.

Особенности работы с экстранетом:

1. Экстранет-пользователь не отображается в общей оргструктуре и не участвует в ролевой модели прав по отделам;
2. Его доступ полностью определяется участием в конкретных группах и задачах;
3. Наблюдателем внутренней задачи внешнего пользователя назначать не следует — он не увидит связанный контекст.

Типовые сценарии настройки

Три конфигурации, которые закрывают большинство запросов среднего бизнеса:

Изменения ролевой модели применяются мгновенно и распространяются на все существующие задачи, а не только на новые. Поэтому после правок стоит выборочно проверить видимость под учётной записью рядового сотрудника — например, через режим просмотра портала от другого пользователя (доступно администратору).

Частые ошибки при настройке

Список проблем, с которыми регулярно сталкиваются при самостоятельной настройке:

• Директору выдали доступ «все», а он не видит задачи. Обычно причина — не заполнена оргструктура: если сотрудник не привязан к подразделению, ролевые уровни «отдела» и «подчинённых» не работают.
• Сотрудники массово меняют сроки. Значит, для роли «Сотрудник» действие «Изменение сроков» стоит на уровне «все» или «отдела» — сузьте до «свои» или «нет».
• Задачу видит лишний человек. Проверьте, не добавлен ли он наблюдателем и не входит ли в рабочую группу с открытым доступом к задачам.
• Путаница ролей. Роль в оргструктуре (для ролевой модели) и роль в рабочей группе — разные механизмы; их не нужно смешивать.

Итог

Права доступа к задачам в Битрикс24 держатся на двух опорах: участии в задаче и ролевой модели по оргструктуре, а внутри проектов добавляется третий слой — роли рабочей группы и настройки её видимости. Начинать стоит с заполненной структуры компании, затем задавать уровни действий для ролей и в конце проверять результат под учётной записью обычного сотрудника.

Если прав в компании много, отделы пересекаются, а к части проектов подключены подрядчики, ручная настройка легко превращается в источник утечек и конфликтов. Мы помогаем спроектировать ролевую модель под реальную структуру, развести внутренние и экстранет-проекты и закрепить регламент доступа, чтобы задачи видели те, кому положено, и никто лишний.