Задачи в RetailCRM: постановка и контроль

Задачи в RetailCRM — это способ не потерять ни одну договорённость с клиентом: перезвонить, выставить счёт, отгрузить заказ вовремя. Правильно поставленная и привязанная к заказу задача превращает разрозненные напоминания в управляемый процесс.

Что такое задача в RetailCRM

Задача в RetailCRM — это единица работы с обязательным ответственным и сроком. В отличие от заметки, задача имеет статус выполнения и попадает в списки контроля, а при наступлении срока напоминает о себе уведомлением. Все задачи собраны в разделе Задачи главного меню и дополнительно видны в карточках заказа и клиента, к которым они привязаны.

Ключевые атрибуты задачи:

• Текст — что именно нужно сделать (например, «Согласовать замену товара»);
• Ответственный — менеджер или группа, кому адресована задача;
• Срок — дата и время, к которым задачу нужно закрыть;
• Связь — заказ и/или клиент, к которым относится задача;
• Комментарии — переписка и уточнения внутри задачи.

Как поставить задачу вручную

Создать задачу можно из трёх мест: из раздела Задачи кнопкой «Добавить задачу», из карточки заказа (блок задач под составом заказа) и из карточки клиента. Постановка из карточки предпочтительна: система автоматически подставит связь с заказом и клиентом, и задачу не придётся привязывать вручную.

1. Откройте заказ и в блоке задач нажмите «Поставить задачу».
2. Впишите короткий и понятный текст — глагол + объект действия.
3. Укажите ответственного; по умолчанию подставляется текущий менеджер заказа.
4. Задайте дату и время дедлайна — именно время управляет напоминаниями и просрочкой.
5. Сохраните — задача появится и в карточке, и в общем списке.

Привязка к заказу и клиенту

Сила задач RetailCRM — в контексте. Привязанная к заказу задача показывает менеджеру всю историю: состав, оплату, доставку, предыдущие звонки. Из задачи можно в один клик перейти в заказ и обратно. Одна задача может быть связана одновременно с клиентом и его конкретным заказом.

Привязка к клиенту особенно полезна в повторных продажах: задача «переехала» вместе с клиентом и напомнит о себе независимо от того, в каком заказе она возникла.

Автоматические задачи через триггеры

Ручная постановка не масштабируется. В RetailCRM задачи умеет создавать триггер — правило вида «событие → действие». Настраиваются триггеры в разделе Настройки → Коммуникации → Триггеры. Действие «Поставить задачу» формирует задачу автоматически при наступлении события.

• При смене статуса заказа на «Согласование» — задача «Перезвонить и подтвердить»;
• При переходе в «Ожидает предоплату» — задача «Проконтролировать оплату» на +1 день;
• По событию оформления из нового источника — задача старшему менеджеру проверить корректность.

В теле триггера можно задать смещение срока (например, «через 2 часа») и подставить в текст переменные — номер заказа, имя клиента. Это снимает с операторов рутину: система сама раздаёт задачи по правилам процесса.

Контроль исполнения и фильтры

Раздел Задачи — это рабочий список с фильтрами и сортировкой. Руководителю он заменяет ручную сверку: видно, что просрочено, что горит сегодня и кто перегружен.

• Фильтр «Ответственный» — задачи конкретного менеджера или группы;
• Фильтр по сроку — «просроченные», «на сегодня», «на неделю»;
• Фильтр «Статус» — открытые или выполненные;
• Сохранение подборки в пользовательский фильтр для ежедневного контроля.

Просроченные задачи выделяются визуально, а их количество попадает в счётчики. Закрытие задачи выполняется одним чекбоксом; выполненные уходят из активного списка, но остаются в истории заказа для аудита.

Права, группы и делегирование

Кому какие задачи видны, определяют права доступа в Настройки → Пользователи. Оператор обычно видит свои задачи и задачи по своим заказам; руководитель группы — задачи всей группы. Это разграничение не даёт менеджеру утонуть в чужих делах и одновременно оставляет руководителю полную картину.

Задачу можно переназначить на другого сотрудника — например, при передаче заказа или на время отпуска. При переназначении новый ответственный получает уведомление, а история переназначений сохраняется. Групповая постановка удобна, когда задачу может выполнить любой свободный оператор смены.

Итог

Задачи в RetailCRM работают, когда у каждой есть ответственный, срок и привязка к заказу или клиенту, а рутинные напоминания создаются триггерами, а не руками. Тогда раздел задач становится честной картиной нагрузки, а просрочки — исключением, а не нормой.

Мы проектируем систему задач вместе с воронкой и статусной моделью: настраиваем триггеры, права и фильтры контроля так, чтобы менеджер всегда знал следующий шаг, а руководитель видел узкие места. Если нужно навести порядок в работе менеджеров — поможем внедрить и автоматизировать.