Планировщик и напоминания менеджера

Планировщик в RetailCRM собирает все дела менеджера в один список с датами и временем: звонки, согласования, контроль оплат. Напоминания срабатывают ровно тогда, когда нужно действовать, — без бумажных стикеров и внешних календарей.

Зачем менеджеру планировщик

Планировщик — это личная лента задач менеджера, отсортированная по времени. Он отвечает на один вопрос: «что мне делать прямо сейчас и что дальше?». В отличие от общего раздела задач, где руководитель видит всю команду, планировщик показывает оператору только его дела и группирует их по срокам: просрочено, сегодня, на неделе, позже.

• Все обещания клиенту («перезвоню после обеда») превращаются в задачи со временем;
• Дела не теряются между заказами — они собраны в одном месте;
• Порядок работы задаётся сроком, а не памятью менеджера.

Как запланировать дело

Любое напоминание в RetailCRM — это задача со сроком. Чтобы запланировать звонок или действие, менеджер ставит задачу прямо из карточки заказа или клиента и указывает дату и время. Время критично: именно оно определяет, когда сработает напоминание и когда дело «покраснеет» как просроченное.

1. В карточке клиента нажмите «Поставить задачу»;
2. Впишите действие: Перезвонить по КП;
3. Выберите дату и точное время;
4. Оставьте ответственным себя — задача попадёт в ваш планировщик.

Хорошая практика — планировать «следующий шаг» сразу в конце текущего контакта. Закончили звонок — тут же поставили задачу на следующий, и клиент не выпадет из воронки.

Формулируйте дело так, чтобы через неделю его смысл был понятен без напоминаний: не «клиент», а Перезвонить по КП, обсудить скидку от 3 шт. Расплывчатые формулировки заставляют менеджера тратить время на восстановление контекста — а именно ради экономии этого времени планировщик и нужен.

Как работают напоминания

Когда приближается срок задачи, RetailCRM показывает напоминание. Оно приходит несколькими каналами, которые дополняют друг друга:

Чтобы напоминания приходили, у пользователя должны быть включены соответствующие типы уведомлений в профиле, а для push — выдано разрешение браузеру. Без этого срок наступит «молча».

Календарь и представление дел

Планировщик удобно смотреть в виде списка по дням, а список задач — фильтровать по дате. Такой «календарный» взгляд помогает распределить нагрузку: видно, что вторник перегружен, а среда свободна, и часть дел можно передвинуть. Перенос срока выполняется прямо в задаче — достаточно поменять дату и время.

• Просрочено — разбираем в первую очередь;
• Сегодня — основной рабочий фокус;
• Ближайшие дни — планируем и балансируем нагрузку.

Календарный взгляд полезен и руководителю: по числу дел на день у каждого оператора видно, кто перегружен, а у кого есть свободный ресурс. Это основа для честного распределения новых заказов — не «поровну по головам», а по реальной занятости.

Автоматические напоминания через триггеры

Часть напоминаний не нужно ставить руками — их создаёт процесс. Триггер с действием «Поставить задачу» формирует дело со смещённым сроком, и оно само появляется в планировщике нужного менеджера.

• Оформлен заказ с оплатой при получении → задача «Подтвердить заказ» через 30 минут;
• Заказ завис в статусе «Согласование» дольше суток → задача «Связаться повторно»;
• Клиент не забрал товар из ПВЗ → напоминание менеджеру связаться до возврата.

Так планировщик наполняется не только личными обещаниями, но и «обязательными шагами» воронки, а менеджеру остаётся выполнять готовый список, а не придумывать его.

Дисциплина планирования: практики

Инструмент работает только вместе с привычкой. Несколько правил, которые окупаются:

1. Нулевой планировщик к концу дня — не осталось «сегодня», всё либо сделано, либо перенесено осознанно;
2. Точное время, а не «завтра» — так напоминание сработает вовремя, а дело не зависнет весь день;
3. Следующий шаг всегда запланирован — у активного клиента не должно быть заказов без будущей задачи.

Итог

Планировщик и напоминания превращают память менеджера в управляемый список: каждое обещание клиенту становится задачей со временем, а часть дел система создаёт сама через триггеры. Напоминания в интерфейсе, браузере и мобильном приложении не дают сроку пройти незаметно.

Мы настраиваем связку «планировщик — триггеры — уведомления» так, чтобы менеджеры работали по готовому списку, а не по наитию. Поможем спроектировать автоматические напоминания под вашу воронку и обучить команду планировать день.