Начальные остатки — это фотография склада на момент запуска системы. От их точности зависит достоверность всех будущих отчётов, поэтому вносить их нужно по фактическому наличию и с корректной себестоимостью.
Зачем нужны начальные остатки
Когда вы начинаете вести учёт в МойСклад, на складах уже что-то лежит. Если это не отразить, система будет считать остаток нулевым, а первые же продажи уйдут «в минус». Начальные остатки синхронизируют цифры в программе с реальностью на полках.
Кроме количества, важна себестоимость каждой позиции: именно от неё МойСклад считает прибыль при продаже. Ввод остатков без цен закупки исказит всю аналитику маржинальности.
Ввод через документ Оприходование
Базовый способ — документ Склад → Оприходования. Он увеличивает остаток товара на выбранном складе и задаёт его учётную себестоимость. Для стартового ввода создаётся оприходование с причиной «Начальные остатки».
- Выберите склад и организацию;
- Добавьте позиции — вручную, поиском или сканером;
- Укажите фактическое количество и цену (себестоимость);
- Проведите документ — остатки появятся в отчётах.
Для нескольких складов удобно делать отдельное оприходование на каждый — так проще проверять и при необходимости корректировать данные.
Импорт остатков из Excel
Если позиций много, ручной ввод неэффективен. МойСклад позволяет импортировать остатки из таблицы: подготавливается файл с колонками артикул, количество, цена и склад, затем выполняется загрузка с сопоставлением полей.
| Колонка | Назначение |
|---|---|
| Артикул / штрихкод | Идентификация товара для сопоставления |
| Количество | Фактический остаток на складе |
| Цена закупки | Себестоимость для расчёта прибыли |
| Склад | Куда оприходовать позицию |
Импорт создаёт оприходование автоматически. Перед загрузкой убедитесь, что артикулы уникальны, иначе остатки склеятся или задвоятся.
Себестоимость и способ списания
МойСклад ведёт себестоимость по методу FIFO либо по средней — способ задаётся в настройках учёта. Начальные остатки формируют первую «партию», от которой пойдёт списание при продажах. Поэтому цену в оприходовании нужно ставить максимально близкую к реальной закупочной.
Проверка и типичные ошибки
После ввода сверьте данные с отчётом Остатки: количество и суммы должны совпасть с результатами инвентаризации. Частые ошибки на старте:
- Ввод остатков не на тот склад или не в ту организацию;
- Нулевая или случайная себестоимость;
- Дубли товаров из-за неуникальных артикулов при импорте;
- Двойной ввод — и оприходованием, и приёмкой одновременно.
Обнаруженные расхождения удобно поправить документом Инвентаризация, который сам создаёт корректирующие оприходования и списания.
Инвентаризация как способ ввода и сверки
Второй рабочий путь ввода остатков — документ Склад → Инвентаризации. Он особенно удобен, когда часть товара уже заведена, а нужно привести систему к фактическому наличию. Инвентаризация показывает учётное количество, вы вносите фактическое, а система сама формирует корректирующие оприходования (излишки) и списания (недостачи).
| Ситуация | Что выбрать |
|---|---|
| Пустая база, вводим всё с нуля | Оприходование или импорт |
| Часть остатков уже есть, нужна сверка | Инвентаризация |
| Тысячи позиций из старой системы | Импорт из Excel |
Инвентаризацию полезно проводить и после старта — регулярно, чтобы держать остатки в системе равными реальным. Расхождения — это сигнал о пересортице, воровстве или ошибках проведения документов, и чем раньше они видны, тем дешевле обходятся.
Итог
Начальные остатки — фундамент достоверного учёта. Вносите их после инвентаризации, обязательно с себестоимостью, оприходованием при малом числе позиций или импортом при большом, и сверяйте с отчётом Остатки. Это защищает будущие данные о марже и наличии от искажений.
Мы переносим остатки при запуске и переходе с других систем аккуратно: готовим и чистим файлы, настраиваем метод учёта себестоимости, сверяем итоговые суммы. Склад в МойСклад стартует с корректными цифрами, а не с накопленными ошибками.
Частые вопросы
Каким документом вносить начальные остатки?
Основной способ — Оприходование с указанием количества и себестоимости. При большом числе позиций удобнее импорт из Excel, который создаёт оприходование автоматически.
Обязательно ли указывать себестоимость?
Да. Без себестоимости МойСклад посчитает всю выручку от продажи прибылью, и аналитика маржи будет недостоверной.
Когда лучше вносить остатки?
Сразу после инвентаризации, когда фактическое количество на складе точно известно и совпадёт с данными в системе.
Как ввести остатки на несколько складов?
Делайте отдельное оприходование на каждый склад или укажите склад в колонке файла при импорте. Так проще проверять данные.
Что делать, если после ввода обнаружены расхождения?
Использовать документ Инвентаризация: он сравнивает факт с учётом и автоматически создаёт корректирующие оприходования и списания.
Почему при импорте задвоились товары?
Скорее всего артикулы или штрихкоды были неуникальны либо не сопоставлены с существующими позициями. Перед импортом проверяйте уникальность идентификаторов.
Какой метод учёта себестоимости выбрать?
МойСклад поддерживает FIFO и среднюю. Выбор зависит от учётной политики; метод задаётся в настройках и влияет на списание при продажах.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.