Импорт данных при старте

Когда номенклатура и база клиентов измеряются сотнями и тысячами позиций, вводить их вручную бессмысленно. МойСклад поддерживает импорт из Excel и CSV, а также перенос из 1С — разберём, как сделать это чисто и без дублей.

Что можно импортировать при старте

На этапе запуска через импорт удобно загрузить сразу несколько справочников:

• Товары и услуги — наименования, артикулы, цены, единицы, штрихкоды;
• Контрагентов — поставщиков и покупателей с реквизитами;
• Начальные остатки — количество и себестоимость по складам;
• Цены — несколько типов цен для разных каналов продаж.

Импорт выполняется из карточек соответствующих разделов кнопкой загрузки файла. Форматы — .xlsx и .csv; для 1С доступен обмен через выгрузку.

Подготовка файла

Качество импорта на 90% определяется качеством исходной таблицы. Перед загрузкой приведите файл в порядок:

1. Одна строка — один товар или контрагент;
2. Отдельные колонки под артикул, наименование, цену, единицу;
3. Уникальные артикулы — это ключ сопоставления;
4. Единый формат чисел и единиц измерения;
5. Удалённые пустые строки и служебные шапки.

Сопоставление полей

При загрузке МойСклад показывает мастер, где колонки файла сопоставляются с полями системы. Здесь задаётся, что считать ключом обновления — обычно артикул или штрихкод, — чтобы повторный импорт обновлял существующие записи, а не плодил новые.

Шаблон сопоставления сохраняется — при регулярных загрузках прайса это экономит время.

Обработка дублей и обновление

Главный риск импорта — дубли. Они возникают, когда ключ сопоставления не задан или артикулы не уникальны. МойСклад предлагает два режима: создавать новые записи или обновлять существующие по ключу.

• Для первичной загрузки — режим создания;
• Для обновления прайса — режим обновления по артикулу;
• После импорта проверьте количество созданных и обновлённых позиций в отчёте загрузки.

Если дубли всё же появились, их объединяют штатной функцией слияния карточек, сохраняя историю операций.

Проверка результата импорта

После загрузки не переходите сразу к работе — сверьте данные. Откройте справочник и отчёты и проверьте контрольные показатели:

• Число позиций совпадает с числом строк файла;
• Цены и единицы подтянулись корректно;
• Остатки в отчёте Остатки сходятся с инвентаризацией;
• Нет позиций с пустым артикулом или нулевой ценой.

Выборочная ручная проверка нескольких карточек занимает минуты, но избавляет от накопления ошибок в дальнейшем учёте.

Перенос из 1С, контрагентов и цен

Импорт не ограничивается товарами. При переходе с 1С или другой системы через файлы переносят и остальные справочники:

• Контрагенты — по колонкам ИНН, наименование, тип (поставщик/покупатель), контакты;
• Типы цен — розничная, оптовая, закупочная загружаются в отдельные колонки одной строкой товара;
• Штрихкоды — можно загрузить несколько штрихкодов на позицию для корректной работы кассы;
• Группы и характеристики — чтобы сохранить структуру каталога.

Из 1С данные обычно выгружают в Excel и приводят к нужному виду, а для регулярного обмена настраивают полноценную интеграцию, а не разовый импорт. Для контрагентов ключом сопоставления удобно брать ИНН — он уникален и позволяет обновлять реквизиты без создания дублей.

Итог

Импорт при старте экономит десятки часов ручного ввода, но требует дисциплины: чистый файл, уникальные артикулы, верное сопоставление полей и обязательная проверка результата. Товары загружают первыми, затем контрагентов и остатки.

Мы переносим данные при запуске и переходе с Excel, 1С или самописных систем: готовим и чистим файлы, убираем дубли, настраиваем сопоставление и сверяем итоги. Справочники и остатки заезжают в МойСклад корректно, без потерь и хаоса.