Быстрый старт: товары, контрагенты, документы

Три сущности держат на себе весь учёт в МойСклад — товары, контрагенты и документы. Освоив их за один заход, вы получаете работающую систему, в которой видно остатки, движение денег и прибыль.

Заводим товары и услуги

Справочник открывается в разделе Товары → Товары и услуги. Кнопка «Товар» создаёт карточку, где заполняются наименование, артикул, единица измерения и цены. Для розницы обязателен штрихкод — его можно сгенерировать автоматически или считать сканером.

• Товар — учитывается в остатках, имеет закупочную и продажную цену;
• Услуга — продаётся без остатка (доставка, сборка);
• Комплект — набор из нескольких товаров, продаётся как один;
• Модификации — вариации по цвету, размеру на базе одного товара.

Добавляем контрагентов

Контрагенты — это поставщики и покупатели. Раздел Контрагенты хранит реквизиты, контакты, историю операций и взаиморасчёты. При вводе ИНН часть данных подтягивается автоматически из справочника юрлиц.

Полезно сразу разделять контрагентов по группам и указывать ответственного менеджера — это пригодится для отчётов и разграничения доступа.

Создаём первые документы

Документ фиксирует хозяйственную операцию и меняет остатки или деньги. Базовый набор на старте:

1. Приёмка — товар поступил на склад от поставщика, остаток растёт;
2. Отгрузка / Розничная продажа — товар ушёл покупателю, остаток падает;
3. Заказ покупателя — фиксирует намерение купить, резервирует товар;
4. Входящий/исходящий платёж — движение денег по счёту или кассе.

Документы связываются между собой: из заказа создаётся отгрузка, из отгрузки — счёт и платёж. Эти связи МойСклад строит автоматически, избавляя от повторного ввода данных.

Как документы связаны с остатками и деньгами

Ключевая идея: каждый проведённый документ мгновенно отражается в отчётах. Приёмка увеличивает остатки, отгрузка их уменьшает и формирует прибыль как разницу между продажной и себестоимостью, платёж меняет взаиморасчёты с контрагентом.

• Отчёт Остатки показывает, сколько товара на складах;
• Отчёт Прибыльность — маржу по товарам и заказам;
• Отчёт Взаиморасчёты — кто и сколько должен.

Сквозной пример за пять минут

Чтобы почувствовать логику, пройдите короткий сценарий: заведите один товар с ценой закупки и продажи, добавьте поставщика и покупателя, оформите приёмку на 10 штук, затем продажу 3 штук. После этого откройте отчёты — вы увидите остаток 7 штук, начисленную прибыль и обновлённые взаиморасчёты.

Такой мини-прогон показывает всю цепочку и помогает убедиться, что цены и единицы заданы верно, до того как вы внесёте реальные данные.

Какие отчёты появляются сразу

Как только проведены первые документы, МойСклад начинает считать аналитику без дополнительной настройки. Открыть её можно в разделе Отчёты. На старте достаточно четырёх ключевых:

• Остатки — сколько и какого товара на каждом складе;
• Прибыльность — маржа по товарам, заказам и покупателям;
• Обороты — движение товара за период (пришло / ушло);
• Деньги — поступления и списания по счетам и кассам.

Эти отчёты — не просто цифры, а инструмент проверки: если после сквозного примера прибыль или остатки выглядят странно, почти всегда причина в данных документа (нет себестоимости, неверная единица, не тот склад). Приучите себя сверять результат с отчётом сразу после проведения — это входит в привычку и предотвращает накопление ошибок.

Итог

Быстрый старт в МойСклад держится на трёх опорах: аккуратный справочник товаров, заполненные карточки контрагентов и корректно проведённые документы. Освоив эту связку и один сквозной пример, вы получаете прозрачную картину остатков, долгов и прибыли.

Если хочется сразу выстроить учёт под свои процессы — с правильными группами товаров, характеристиками, шаблонами документов и печатными формами — мы настроим функционал МойСклад под вашу модель и обучим команду работать без ошибок.