Открытие и закрытие смены

Кассовая смена — это учётный период между открытием кассы и снятием Z-отчёта. В МойСклад смена связывает продажи, возвраты и движение наличных в один блок, который передаётся в ОФД и закрывает день по 54-ФЗ.

Что такое смена и зачем её закрывать

Смена начинается, когда кассир открывает её в приложении, и заканчивается снятием отчёта о закрытии (Z-отчёта). Все чеки продаж и возвратов, а также внесения и выемки наличных попадают в текущую смену.

Закрывать смену обязательно по двум причинам:

• Требование 54-ФЗ — фискальный накопитель не даёт пробивать чеки, если смена открыта более 24 часов;
• Учётная дисциплина — Z-отчёт фиксирует итоги дня и обнуляет сменные счётчики.

Открытие смены

Открытие смены — первое действие кассира в начале дня. В приложении Касса МойСклад нажимается «Открыть смену», после чего:

1. Фискальный регистратор печатает отчёт об открытии смены;
2. Данные об открытии передаются оператору фискальных данных;
3. Касса становится готовой к пробитию чеков.

На этом же этапе удобно зафиксировать разменный фонд — внести в кассу наличные для сдачи через операцию внесения. Тогда итоговая сверка в конце дня будет корректной.

Операции во время смены

Внутри открытой смены кассир не только продаёт, но и управляет наличными в ящике. Ключевые операции:

Внесение и выемка не являются продажами и не формируют товарные чеки, но обязательно отражаются в кассе, иначе в конце дня сумма наличных не сойдётся.

Выемку удобно делать при инкассации крупной выручки в течение дня, чтобы не держать в ящике лишние деньги. Каждая такая операция фиксируется во времени и по сумме, поэтому её всегда можно сопоставить с фактической передачей наличных ответственному сотруднику или в банк.

Закрытие смены и Z-отчёт

В конце рабочего дня кассир нажимает «Закрыть смену». МойСклад формирует отчёт о закрытии, а фискальный регистратор печатает Z-отчёт. В нём отражены:

• количество и сумма чеков продаж;
• сумма возвратов;
• разбивка по способам оплаты (наличные, безнал);
• внесения и выемки наличных;
• итоговая сумма в денежном ящике.

После закрытия итоги передаются в ОФД, сменные счётчики обнуляются, а данные о продажах доступны в отчётах основного аккаунта.

Сверка наличных в кассе

Перед закрытием смены важно сверить фактические деньги в ящике с тем, что показывает система. Порядок простой:

1. Пересчитайте наличные в денежном ящике.
2. Сравните с суммой, которую показывает приложение (выручка наличными плюс разменный фонд минус выемки).
3. При расхождении найдите причину до закрытия смены.

Отчёты по смене в МойСклад

После закрытия смены её итоги доступны для анализа. В основном аккаунте в разделе Розница хранятся отчёты о розничных продажах, где видно выручку по каждой точке, кассиру и способу оплаты.

• Отчёт о розничных продажах — итог по смене: продажи, возвраты, оплаты;
• Журнал операций — детализация всех действий кассира;
• Прибыльность — маржа по проданным товарам за период.

Эти данные помогают контролировать точки без физического присутствия и быстро находить расхождения по конкретной смене.

Итог

Смена в МойСклад — это дисциплина дня: открыть кассу, зафиксировать размен, аккуратно оформлять внесения и выемки, сверить наличные и снять Z-отчёт. Соблюдение порядка избавляет от блокировки по правилу 24 часов и от расхождений в кассе.

Если смен много, а точек несколько, важно, чтобы регламент был единым и понятным кассирам. Мы настраиваем розницу в МойСклад и выстраиваем кассовую дисциплину, чтобы закрытие дня проходило быстро и без сюрпризов.