Отчёт «Остатки» — это сердце складского учёта в МойСклад. Он показывает, сколько товара физически лежит на складах, сколько зарезервировано под заказы и сколько реально можно продать прямо сейчас. Разберём, как читать показатели, настраивать фильтры и держать данные в порядке.
Что показывает отчёт «Остатки»
Отчёт открывается в разделе Товары → Остатки и строится по всем документам, которые меняют количество на складе: приёмкам, отгрузкам, оприходованиям, списаниям, перемещениям и инвентаризациям. МойСклад не хранит «остаток» как отдельное поле — он всегда вычисляется на лету из движения документов, поэтому цифра в отчёте по определению актуальна.
В отчёте четыре ключевых показателя, которые важно не путать:
- Остаток — сколько единиц физически числится на складе.
- Резерв — сколько уже забронировано под заказы покупателей.
- Ожидание — сколько ждём от поставщиков по заказам поставщикам.
- Доступно — остаток минус резерв плюс ожидание, то есть сколько можно продать без риска ухода в минус.
Виды остатков и разрезы отчёта
МойСклад даёт несколько представлений одних и тех же данных, и выбор зависит от задачи. Их удобно сравнить в таблице.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Остатки | Текущее количество по товарам | Быстрый ежедневный контроль |
| Остатки по складам | Разбивка по каждому складу | Мультисклад, распределение |
| Остатки на дату | Состояние склада на прошлый день | Сверка, инвентаризация, аудит |
| По модификациям | Разрез по цвету/размеру | Одежда, обувь, вариативные товары |
Внутри отчёта работают фильтры по складу, группе товаров, статусу и произвольным атрибутам. Можно скрыть нулевые позиции галочкой Ненулевые остатки, чтобы не листать сотни пустых строк, или наоборот вывести только товары с отрицательным остатком для разбора ошибок.
Отрицательные остатки: причина и настройка
Отрицательный остаток означает, что вы «продали» больше, чем оприходовали. Технически МойСклад это допускает, если в настройках включён параметр Разрешить отгрузку отсутствующих товаров. Это удобно для розницы, где отгрузка проходит быстрее приёмки, но опасно для управленческого учёта: себестоимость по таким позициям считается некорректно.
Типовые причины ухода в минус:
- Отгрузка оформлена раньше приёмки от поставщика.
- Забыли провести оприходование излишков после инвентаризации.
- Товар списали дважды из-за дубля документа.
- Ошибка в единицах измерения (штуки против упаковок).
Как приводить остатки в порядок
Расхождение между учётом и фактом — норма для любого склада. Приводят их в соответствие тремя документами:
- Инвентаризация — фиксирует фактическое количество и автоматически создаёт оприходования и списания на разницу.
- Оприходование — добавляет найденные излишки, требует указать себестоимость.
- Списание — убирает недостачу, брак или потери.
Правильный порядок для полной сверки: создать инвентаризацию по нужному складу, выгрузить лист пересчёта, внести фактические цифры, провести документ. МойСклад сам разложит разницу на два дочерних документа, и остаток станет равен факту. Через API остатки доступны по эндпоинту report/stock/all — это используют для сверки с внешними системами.
Ежедневный контроль и уведомления
Чтобы остатки не превращались в источник проблем, контроль стоит сделать регулярным, а не разовым. Практичный минимум:
- Каждое утро открывать отчёт с фильтром «Доступно ≤ 0» и разбирать проблемные позиции.
- Настроить неснижаемый остаток по ключевым товарам, чтобы система подсвечивала дефицит.
- Раз в неделю проверять отрицательные остатки и незакрытые приёмки.
- Раз в месяц проводить выборочную инвентаризацию по ABC-группе A.
МойСклад умеет присылать оповещения, когда доступный остаток падает ниже заданного порога. Это выручает при работе с несколькими каналами продаж, где вручную уследить за десятками позиций нереально.
Типичные ошибки при работе с остатками
Большинство проблем с остатками — не про программу, а про дисциплину ввода документов. Самые частые:
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Проводят отгрузку без приёмки | Минусы и кривая себестоимость |
| Не различают заказ и отгрузку | Двойной резерв или его отсутствие |
| Смешивают склады в одном документе | Товар «исчезает» на нужном складе |
| Игнорируют единицы измерения | Остаток в разы больше или меньше |
Хорошая практика — закрепить за каждым типом операции ответственного и настроить права так, чтобы кладовщик не мог провести отгрузку в обход приёмки. Порядок в справочниках и регламент документооборота дают на порядок более точные остатки, чем любые ручные пересчёты.
Итог
Отчёт «Остатки» в МойСклад — это не просто таблица с цифрами, а проекция всего документооборота склада. Читайте не «Остаток», а «Доступно», не оставляйте отрицательные позиции, регулярно проводите инвентаризацию и настройте контроль дефицита. Тогда данные о товаре будут одинаково верны и в учёте, и в интернет-магазине, и на маркетплейсах.
Мы внедряем МойСклад под конкретную модель торговли: настраиваем склады, права, регламент документов и выгрузку остатков в каналы продаж так, чтобы цифра всегда была честной. Если остатки «живут своей жизнью» — поможем навести порядок и удержать его.
Частые вопросы
Чем отличается показатель «Остаток» от «Доступно»?
Остаток — это физическое количество на складе. Доступно — это остаток за вычетом резерва и с учётом ожидаемых поступлений, то есть сколько реально можно продать сейчас.
Почему остаток стал отрицательным?
Чаще всего отгрузку провели раньше приёмки или дважды списали товар. Отрицательный остаток появляется, когда включена отгрузка отсутствующих товаров, и его нужно разобрать оприходованием или инвентаризацией.
Как посмотреть остаток на прошлую дату?
Используйте отчёт «Остатки на дату» или укажите нужную дату в фильтре. МойСклад пересчитает состояние склада по документам на выбранный день.
Можно ли выгрузить остатки в интернет-магазин автоматически?
Да, через интеграцию МойСклад передаёт доступные остатки в 1С-Битрикс, на маркетплейсы и в другие каналы. Обычно выгружают показатель «Доступно» с небольшим буфером.
Как быстро найти все проблемные позиции?
Включите в отчёте фильтр по отрицательным или нулевым остаткам и галочку «Ненулевые остатки». Так вы увидите только строки, требующие внимания.
Инвентаризация сама исправит остатки?
Да. После ввода фактических количеств МойСклад создаёт оприходования на излишки и списания на недостачу, и учётный остаток становится равен фактическому.
Влияют ли резервы на отгрузку?
Резерв не уменьшает физический остаток, но снижает доступное количество. Это защищает от продажи товара, уже забронированного под другой заказ.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.