Приёмка алкоголя по ЕГАИС

Приёмка алкоголя — самый ответственный узел работы с ЕГАИС: если накладную принять с ошибкой, расхождение потянется в остатки, декларации и последующие продажи. МойСклад проводит приёмку в едином окне — от загрузки входящей ТТН до акта подтверждения или расхождения. Разберём процесс так, чтобы каждая поставка закрывалась чисто.

Как в МойСклад попадает входящая ТТН

Поставщик отгружает алкоголь и формирует в ЕГАИС товарно-транспортную накладную (ТТН). Она приходит на ваш ФСРАР ID через УТМ, а МойСклад забирает её при синхронизации и показывает в списке входящих документов ЕГАИС.

• Проверьте регулярность обмена: если документы не появляются, сначала откройте http://localhost:8080 и убедитесь, что УТМ на связи.
• Каждая ТТН содержит перечень позиций со справками А и Б — это цифровые «паспорта» партии, подтверждающие легальность.
• Одна поставка может прийти несколькими накладными — обрабатывать нужно каждую.

Что такое справки А и Б

Легальность каждой партии в ЕГАИС подтверждают две справки, и при приёмке важно понимать их роль.

Когда вы подтверждаете ТТН, справка Б формирует запись остатка именно на вашем складе. Поэтому расхождение по количеству — это не косметика, а прямое влияние на то, сколько бутылок ЕГАИС считает вашими.

Сверка накладной с фактом

Приёмка — это сравнение того, что написано в ТТН, с тем, что реально приехало. В МоёмСкладе накладная открывается построчно, и по каждой позиции вы фиксируете фактическое количество.

1. Сопоставьте позиции ТТН с карточками товаров — сохранённые ранее алкокоды подтянутся автоматически.
2. Пересчитайте бутылки по факту и внесите фактическое количество в строки.
3. Сравните с данными накладной: совпало — готовим подтверждение, не совпало — акт расхождения.

Три варианта ответа на ТТН

На каждую входящую накладную ЕГАИС ждёт один из трёх ответов, и МойСклад формирует нужный документ автоматически.

• Подтверждение — факт совпал с накладной. Товар встаёт на баланс Регистра 1, поставщик получает акт согласия.
• Акт расхождения — привезли больше или меньше. Вы принимаете фактическое количество, а поставщик подтверждает или отклоняет расхождение со своей стороны.
• Отказ — партия не ваша, брак, пересорт целиком. Накладная отклоняется, на баланс ничего не встаёт.

После отправки ответа обмен не мгновенный: МойСклад ждёт квитанцию от ЕГАИС. Пока квитанция не пришла, документ в статусе обработки — это нормально, повторно отправлять не нужно.

Частичная приёмка и акт расхождения

Самый частый нестандарт — привезли не то количество. Разберём логику на цифрах.

По ТТН значится 24 бутылки, по факту в коробке 22 (бой в дороге). Вы вносите фактические 22, МойСклад формирует акт расхождения на недостачу двух единиц. На ваш баланс встают именно 22 бутылки, а поставщик решает, соглашается ли он со списанием двух.

• Если поставщик согласен — расхождение закрыто, остаток корректен.
• Если поставщик отклонил расхождение — вся ТТН аннулируется, и приёмку придётся повторять по новой накладной.
• Излишек (привезли больше) обрабатывается тем же актом расхождения, но в плюс.

Постановка на баланс и остатки прошлых лет

Отдельная ситуация — товар, который физически есть на складе, но в ЕГАИС за вами не числится: остатки, купленные до подключения, или пересортица. Для них есть акт постановки на баланс.

1. Определите, чего не хватает в регистре по сравнению с фактом на полке.
2. Сформируйте акт постановки на баланс, указав основание (инвентаризация, остатки прошлых периодов).
3. Дождитесь проведения — товар появится на Регистре 1 и станет доступен для продажи.

Обратная операция — акт списания — используется, когда в ЕГАИС товар есть, а физически его нет (бой, порча, пересорт). Оба документа держат регистр в соответствии с реальностью, и работать нужно именно ими, а не правкой карточек.

Итог

Грамотная приёмка алкоголя по ЕГАИС в МоёмСкладе — это дисциплина: забрать входящую ТТН, сопоставить позиции с алкокодами, пересчитать факт, выбрать корректный ответ (подтверждение, расхождение или отказ) и дождаться квитанции. Справки А и Б, акты расхождения и постановка на баланс — инструменты, которые держат ваши остатки честными и продаваемыми.

Мы помогаем настроить приёмку так, чтобы кладовщик не путался: заводим правила сопоставления номенклатуры, обучаем работе с расхождениями и постановкой на баланс, наводим порядок в остатках прошлых периодов. В результате каждая поставка закрывается за минуты, а декларации сходятся без авралов.