Роли сотрудников

Роль в МоемСкладе — это шаблон прав, который вы один раз описываете и применяете ко всей команде. Продуманная система ролей избавляет от ручной настройки каждого сотрудника и делает доступ предсказуемым: кладовщик видит склад, кассир — кассу, бухгалтер — деньги.

Что такое роль и зачем она нужна

Роль — это именованный набор прав по разделам системы. Вместо того чтобы настраивать доступ каждому человеку вручную, вы описываете права один раз в роли, а затем назначаете её любому числу сотрудников.

• Единообразие — все продавцы работают по одному профилю прав.
• Управляемость — изменили роль, и доступ обновился у всех, кто к ней привязан.
• Прозрачность — по названию роли сразу понятно, что человек может делать.

Настраиваются роли в разделе Настройки → Права и роли. Там же виден список ролей и число привязанных к каждой сотрудников.

Предустановленные и собственные роли

В аккаунте есть базовые роли, от которых удобно отталкиваться, и возможность создавать свои.

Роль администратора трогать не нужно — она всегда даёт максимум прав. А вот для операционных сотрудников почти всегда стоит создавать собственные роли: типовые профили редко точно совпадают с реальными должностями в конкретной компании.

Как создать роль по шагам

Порядок создания роли под конкретную должность:

1. Откройте Настройки → Права и роли и нажмите «Добавить роль».
2. Задайте понятное имя — например, «Менеджер оптовых продаж» или «Старший кладовщик».
3. Пройдите по разделам (Продажи, Закупки, Склад, Деньги, Товары, Розница) и выставьте уровни доступа.
4. Отдельно решите вопрос с отчётами: прибыль, себестоимость, взаиморасчёты.
5. Сохраните роль и назначьте её сотрудникам.

Уровни доступа внутри раздела — просмотр, редактирование, удаление, проведение — комбинируются независимо. Это позволяет собрать роль любой точности: от «только смотреть» до «полный контроль над разделом».

Типовые роли для торговой компании

Чтобы не изобретать структуру с нуля, оттолкнитесь от типового набора ролей и адаптируйте под себя.

• Менеджер продаж — создаёт заказы и отгрузки, видит своих клиентов, не видит себестоимость и закупки.
• Кладовщик — работает с приёмками, перемещениями и инвентаризациями, видит остатки, но не цены продаж.
• Кассир — доступ только к рознице и своей точке продаж, без документов оптового блока.
• Закупщик — заказы поставщикам, приёмки, закупочные цены и остатки.
• Бухгалтер/финансист — деньги, взаиморасчёты, отчёты по прибыли и себестоимости.
• Руководитель — просмотр аналитики и отчётов без права менять операционные документы.

Роль и ограничение «только свои данные»

Роль отвечает за то, какие разделы и действия доступны. Но есть второй слой — какие именно записи человек видит внутри разрешённого раздела. За это отвечает связка роли с отделом и настройка «доступ только к своим документам».

Например, у двух менеджеров одна роль «Менеджер продаж», но включённое ограничение по отделу заставит каждого видеть только собственные заказы. Так одна роль обслуживает целый отдел, а данные при этом разграничены между людьми.

Подробности разграничения записей — тема ограничения доступа к данным; здесь важно запомнить, что роль и ограничение работают в паре и настраиваются отдельно.

Поддержание системы ролей в порядке

Роли — не разовая настройка. Их нужно поддерживать, иначе со временем накапливается путаница.

1. Держите число ролей минимальным: одна роль на одну должность, без дублей «Менеджер», «Менеджер2», «Менеджер новый».
2. При изменении процессов правьте роль, а не создавайте новую поверх старой.
3. Раз в квартал проверяйте, кто к какой роли привязан и не осталось ли лишних прав.
4. Документируйте, что означает каждая роль — короткое описание избавит от догадок.

Чистая структура ролей ускоряет ввод новых сотрудников: достаточно назначить нужную роль, и человек сразу получает корректный доступ без ручной донастройки.

Итог

Роли позволяют управлять доступом на уровне должностей, а не отдельных людей. Отталкивайтесь от предустановленных профилей, но под реальную структуру создавайте собственные роли, комбинируя уровни доступа по разделам. Роль отвечает за набор прав, а ограничение «только свои» — за то, какие записи видит конкретный человек.

Мы проектируем систему ролей под штат и процессы компании: описываем профили под каждую должность, настраиваем разграничение и наводим порядок в существующих аккаунтах. В результате доступ становится предсказуемым, а ввод новых сотрудников — делом одного клика.