Резервное копирование данных

МойСклад — облачный сервис, и вендор бережёт данные на своей стороне, но это не отменяет вашей собственной страховки. Ошибка сотрудника, случайное удаление или желание иметь данные вне облака — всё это причины настроить регулярную выгрузку. Разберём, что делает сервис и что стоит делать вам.

Как хранятся данные в облаке

МойСклад работает по модели SaaS: данные хранятся на серверах вендора, а не на вашем компьютере. Инфраструктурные резервные копии, отказоустойчивость и защита от сбоев железа — зона ответственности сервиса.

• Вам не нужно поднимать серверы и настраивать бэкап инфраструктуры — это уже включено в подписку.
• Данные доступны из любого места через браузер и приложение.
• От аппаратных сбоев на стороне вендора вы защищены его резервными копиями.

Зачем нужна собственная выгрузка

Инфраструктурные бэкапы вендора и ваша выгрузка решают разные задачи. Понимание разницы избавляет от ложного чувства защищённости.

Собственная выгрузка — это ваша страховка на случай человеческих ошибок и независимость от единственного хранилища. Особенно она важна перед крупными изменениями и миграциями.

Ручная выгрузка справочников и документов

Самый простой способ получить копию данных — экспорт из интерфейса. Он не требует программирования и подходит для периодических снимков.

1. Откройте нужный раздел — товары, контрагенты, документы.
2. При необходимости настройте фильтр по датам или статусу.
3. Используйте экспорт в файл (например, в формате таблицы) через меню списка.
4. Сохраните файл в надёжном месте с понятным именем и датой.

Так удобно выгружать ключевые справочники: номенклатуру, контрагентов, остатки и цены. Для полноты картины периодически выгружайте и документы за период.

Регулярная выгрузка через API

Для автоматической и полной выгрузки используется JSON API. Это надёжнее ручного экспорта: копия формируется по расписанию без участия человека.

• Заведите отдельного технического пользователя с правами на чтение нужных данных.
• Настройте скрипт или интеграцию, которая обращается к API и сохраняет данные.
• Запускайте выгрузку по расписанию — например, ежедневно ночью.
• Складывайте копии в отдельное хранилище с версиями по датам.

Обращение к API выглядит как запрос к адресу вида https://api.moysklad.ru/api/remap/1.2/entity/product с авторизацией по токену. В ответ приходят данные в формате JSON, которые можно сохранять и при необходимости разбирать. Полноценный доступ к API доступен на старших тарифах.

Восстановление и защита от удаления

Если данные испорчены или удалены, порядок действий зависит от того, что именно произошло.

1. Проверьте, можно ли восстановить объект штатными средствами интерфейса, если он был удалён недавно.
2. Загляните в журнал аудита: он покажет, кто и когда внёс изменения, и поможет понять масштаб.
3. Если штатно восстановить нельзя, используйте свою последнюю выгрузку для повторного импорта данных.

Лучшая защита от удаления — не давать лишних прав. Ограничьте право удаления документов узким кругом сотрудников, а рядовым оставьте только создание и редактирование. Тогда риск потери данных из-за человеческой ошибки резко снижается.

Регламент резервного копирования

Разовая выгрузка бесполезна, если данные постоянно меняются. Заведите простой регламент и придерживайтесь его.

• Определите частоту: ежедневно для документов, реже для справочников, которые меняются медленно.
• Назначьте ответственного за проверку, что выгрузки действительно формируются.
• Храните несколько последних копий, а не только самую свежую — ошибку можно заметить не сразу.
• Делайте внеплановую выгрузку перед крупными изменениями: массовой правкой цен, миграцией, сменой подрядчика.

Отдельно стоит выгружать полную копию перед переходом на другую систему или перед сложными операциями — это дешёвая страховка от дорогих последствий.

Итог

В МоемСкладе инфраструктурные резервные копии обеспечивает вендор, но от собственных ошибок вас защищает только своя выгрузка. Ручной экспорт подходит для периодических снимков, API — для автоматической регулярной копии, а ограничение прав на удаление снижает саму вероятность потери данных. Ключ к надёжности — регламент с частотой, ответственным и хранением нескольких версий.

Мы настраиваем автоматическую выгрузку данных из МоегоСклада через API, помогаем ограничить права на удаление и выстроить регламент резервного копирования. Особенно это важно при интеграциях и миграциях — поможем сделать полную копию учёта перед переходом, чтобы вы не потеряли ни одной записи.