Пользователи и права доступа

Права доступа — это граница между порядком и хаосом в учёте. В МоемСкладе каждый сотрудник видит и меняет ровно то, что вы ему разрешили: от полного администрирования до узкого доступа кассира. Разберём, как приглашать людей и выдавать права осознанно.

Как устроен доступ в МоемСкладе

Доступ в аккаунте строится из трёх сущностей, которые важно не путать:

• Сотрудник — учётная запись конкретного человека с логином (email) и паролем.
• Роль — набор прав, который назначается сотруднику. Права задаются не отдельному человеку напрямую, а через роль.
• Отдел — организационная единица, к которой относится сотрудник; используется для ограничения доступа «только к своим» данным.

Такая схема удобна тем, что права описываются один раз в роли, а потом применяются к любому числу сотрудников. Меняете роль — меняется доступ у всех, кто к ней привязан.

Как добавить сотрудника

Новый пользователь добавляется по электронной почте — на неё придёт приглашение.

1. Откройте Настройки → Сотрудники и нажмите «Добавить сотрудника».
2. Укажите имя, email и отдел.
3. Назначьте роль — от неё зависят все права.
4. Сохраните: сотрудник получит письмо со ссылкой для входа и задания пароля.

Каждый активный сотрудник занимает слот в лимите тарифа. Поэтому добавляйте только тех, кто реально работает в системе, а учётные записи уволенных деактивируйте, снимая право входа.

Права по разделам системы

Права в МоемСкладе гранулярные — они задаются по функциональным разделам. Для каждого раздела можно разрешить или запретить действия.

Внутри раздела действия разграничиваются по уровням: просмотр, создание и редактирование, удаление, проведение. Это позволяет, например, разрешить менеджеру создавать заказы, но запретить их удалять.

Административные права

Отдельно стоят права, которые касаются настройки самого аккаунта, а не повседневных операций. Их стоит выдавать точечно.

• Управление сотрудниками, ролями и правами.
• Настройка тарифа и подписки.
• Доступ к настройкам безопасности и журналу аудита.
• Управление интеграциями и токенами API.
• Настройка справочников: складов, юрлиц, статусов, полей.

Роль администратора обычно должна быть у одного-двух человек. Остальным достаточно операционных прав. Чем меньше людей с административным доступом, тем ниже риск случайной или намеренной поломки настроек.

Отчёты, цены и чувствительные данные

Помимо документов, права регулируют доступ к аналитике и себестоимости — это часто самое чувствительное место.

1. Ограничьте доступ к отчётам по прибыли и себестоимости — их не должны видеть все подряд.
2. Разграничьте право менять цены и типы цен: закупочные и розничные цены — разная зона ответственности.
3. Решите, кто видит взаиморасчёты и остатки денег по кассам и счетам.

Как проверить, что доступ настроен верно

После настройки прав полезно убедиться, что сотрудник видит именно то, что задумано.

• Войдите в аккаунт под тестовой учётной записью нужной роли или попросите сотрудника показать экран.
• Проверьте, что скрытые разделы действительно не отображаются в меню.
• Убедитесь, что операции, которые должны быть запрещены (удаление, проведение), недоступны.
• Просмотрите журнал аудита — он покажет, кто и что реально делает в системе.

Права стоит пересматривать при каждом кадровом изменении: перевод в другой отдел, повышение, увольнение. Регулярная ревизия ролей раз в квартал избавляет от «наследия», когда у человека остаётся доступ, который ему давно не нужен.

Итог

Пользователи и права в МоемСкладе работают по схеме «сотрудник → роль → права по разделам». Каждому человеку — отдельная учётная запись, права выдаются через роли, административный доступ — только избранным. Особое внимание — отчётам по прибыли, себестоимости и ценам, ведь именно там прячется коммерческая тайна.

Мы настраиваем модель доступа под структуру вашей компании: описываем роли под должности, разграничиваем разделы и проверяем результат на практике. Если аккаунт вырос стихийно и в правах пора навести порядок, поможем провести аудит и привести доступ к разумной, безопасной схеме.