Права по разделам решают, что сотрудник может делать, а ограничение доступа к данным — какие именно записи он при этом видит. В МоемСкладе можно сузить видимость до собственных документов, отдельных складов, юрлиц и точек продаж, чтобы менеджеры не пересекались, а кассир не видел лишнего.
Два слоя доступа: действия и записи
Важно различать два независимых механизма, которые вместе формируют реальный доступ сотрудника:
- Права по разделам (роль) — что можно делать: создавать заказы, проводить отгрузки, менять цены.
- Ограничение доступа к данным — какие именно записи внутри разрешённого раздела видны: все или только свои.
Роль может разрешать работать с заказами покупателей, но ограничение заставит менеджера видеть только те заказы, которые создал он сам или его отдел. Без второго слоя все сотрудники с одинаковой ролью видят общий пул документов.
Настройки → Права и роли и в карточке сотрудника. Ограничения работают поверх прав, а не вместо них.Доступ только к своим документам
Базовое ограничение — показывать сотруднику только те документы, которые относятся к нему. Оно опирается на отдел и авторство записей.
- Убедитесь, что сотрудник привязан к отделу в своей карточке.
- Включите в настройках роли или сотрудника ограничение «только свои документы».
- Проверьте, что теперь в списках он видит записи своего отдела, а не всей компании.
Такой режим типичен для отдела продаж: каждый менеджер ведёт своих клиентов и свои заказы, а чужие сделки ему не видны. Руководителю отдела при этом можно дать доступ ко всем документам подразделения.
Ограничение по складам
Если у компании несколько складов, доступ к ним можно разграничить. Кладовщик конкретного склада не должен вести операции по чужим остаткам.
| Сценарий | Как ограничить |
|---|---|
| Магазин + основной склад | Продавцу — только склад магазина, приёмки на основной ведёт закупщик |
| Несколько филиалов | Каждому кладовщику — свой склад, перемещения контролирует руководитель |
| Отдельный склад брака | Доступ только у ответственного за возвраты и списания |
Ограничение по складам не только защищает данные, но и снижает число ошибок: сотрудник физически не может оприходовать или списать товар не на том складе.
Юрлица, точки продаж и проекты
Разграничивать доступ можно и по другим измерениям учёта.
- Юридические лица. Если в аккаунте несколько организаций, ограничьте сотрудника одним юрлицом — он не увидит документы других.
- Точки продаж. Кассиру доступна только его касса и смены его точки, без чужих продаж.
- Проекты. Если учёт ведётся в разрезе проектов, доступ можно сузить до конкретных проектов сотрудника.
Ограничение аналитики и цен
Отдельно стоит закрывать чувствительные данные — себестоимость, прибыль и типы цен. Это не про документы, а про то, что человек может из них узнать.
- Уберите доступ к отчётам по прибыли и себестоимости у всех, кому эти цифры не нужны по работе.
- Разграничьте право видеть и менять закупочные цены — они не должны быть доступны рядовым продавцам.
- Ограничьте видимость взаиморасчётов и остатков денег теми, кто отвечает за финансы.
Даже при ограничении документов сотрудник с доступом к отчётам может собрать общую картину по обороту и марже. Поэтому аналитику закрывают в первую очередь.
Проверка настроек и частые ошибки
После настройки разграничения обязательно проверьте результат — на бумаге ограничения выглядят иначе, чем в реальном интерфейсе.
- Попросите сотрудника показать его списки документов и отчёты или войдите под тестовой ролью.
- Убедитесь, что чужие записи действительно скрыты, а свои — доступны.
- Проверьте, что человек может выполнять свою работу: слишком жёсткое ограничение парализует процесс.
Типичные ошибки: забыли привязать сотрудника к отделу (ограничение «только свои» не работает), закрыли лишний склад или юрлицо, оставили открытыми отчёты по прибыли. Регулярная ревизия раз в квартал устраняет накопившиеся перекосы.
Итог
Ограничение доступа к данным — второй, не менее важный слой безопасности после прав по разделам. В МоемСкладе видимость сужается до собственных документов, отдельных складов, юрлиц, точек продаж и проектов, а чувствительная аналитика закрывается отдельно. Ограничения складываются, поэтому важно проверять пересечения и итоговую картину глазами сотрудника.
Мы выстраиваем разграничение так, чтобы каждый видел ровно свою зону ответственности и ни строчкой больше, но при этом мог спокойно работать. Если в аккаунте сотрудники видят чужие сделки, склады или прибыль, поможем провести аудит и закрыть лишнее без ущерба для процессов.
Частые вопросы
Чем ограничение данных отличается от прав роли?
Роль определяет, что сотрудник может делать, а ограничение — какие именно записи он видит внутри разрешённого раздела. Они работают в паре.
Почему режим «только свои» не работает?
Чаще всего сотрудник не привязан к отделу. Ограничение опирается на отдел и авторство, поэтому без отдела оно не действует.
Можно ли дать доступ только к одному складу?
Да, доступ разграничивается по складам. Кладовщику можно оставить только его склад, чтобы он не вёл операции по чужим остаткам.
Как ограничить кассира одной точкой?
Настройте доступ к точкам продаж так, чтобы кассиру была видна только его касса и смены его точки, без документов других магазинов.
Видит ли сотрудник прибыль, если ему закрыты чужие документы?
Может видеть, если открыты отчёты по прибыли и себестоимости. Аналитику нужно ограничивать отдельно от документов.
Что если ограничений слишком много?
Ограничения по разным измерениям складываются, и сотрудник может перестать видеть нужные данные. Проверяйте пересечения складов, юрлиц и отделов.
Как убедиться, что всё настроено верно?
Войдите под тестовой ролью или попросите сотрудника показать его списки и отчёты. Убедитесь, что чужое скрыто, а рабочие данные доступны.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.