Инвентаризация склада средствами Битрикс

Инвентаризация в 1С-Битрикс — это отдельный тип складского документа, который фиксирует фактические остатки и автоматически корректирует учётные. Провести её можно штатными средствами модуля «Интернет-магазин», без выгрузки в 1С, если складской учёт на сайте ведётся как первичный.

Что такое инвентаризация в терминах Битрикс

Инвентаризация — это процедура сверки учётного количества товара (сколько числится в системе) с фактическим (сколько реально лежит на полке). В 1С-Битрикс она реализована как складской документ типа INVENTORY в модуле sale (раздел Магазин → Склады → Складские документы).

Документ работает по простому принципу: вы фиксируете фактический остаток по каждой позиции, система сравнивает его с текущим значением поля QUANTITY в торговом каталоге и после проведения записывает недостачу или излишек. В отличие от прихода или перемещения, инвентаризация не меняет склад-источник — она приводит остаток к тому числу, которое вы указали руками.

Что подготовить до старта

Перед созданием документа стоит навести порядок, иначе сверка превратится в бесконечную правку. Проверьте несколько вещей:

• Складской учёт включён — Магазин → Настройки → Настройки складского учёта, флаг «Использовать складской учёт».
• Все склады заведены — инвентаризация проводится по одному конкретному складу, поэтому список в Магазин → Склады должен быть актуальным.
• Нет незавершённых документов — черновики прихода и перемещения по этому складу лучше провести или удалить, чтобы учётный остаток был финальным.
• Заморожены отгрузки — на время пересчёта имеет смысл приостановить обработку заказов по складу, иначе фактический остаток «поплывёт».

Отдельно оцените, велось ли резервирование: зарезервированное количество (QUANTITY_RESERVED) в инвентаризации не участвует, сверяется именно свободный остаток на складе.

Создание документа инвентаризации

Идём в Магазин → Склады → Складские документы и нажимаем «Добавить документ» → тип «Инвентаризация». Дальше заполняем шапку:

1. Склад — тот, по которому проводим пересчёт (для каждого склада — свой документ).
2. Ответственный — сотрудник, который отвечает за сверку; попадёт в историю документа.
3. Комментарий — дата и причина инвентаризации, пригодится при аудите.

Затем добавляем товары. Их можно подтягивать по одному через поиск или загрузить весь ассортимент склада разом кнопкой автозаполнения — тогда система подставит текущие учётные остатки во все строки, а вам останется вписать фактические значения в колонку количества.

Сверка учётного и фактического

Ключевая работа — в табличной части документа. По каждой строке система показывает учётное количество, а вы вносите фактическое. Разница считается автоматически:

Позиции с расхождениями удобно выделять и разбирать отдельно: часть окажется пересортом (перепутаны SKU одного товара), часть — реальной недостачей от боя или воровства, часть — ошибками прошлых отгрузок. Для торговых предложений (SKU) сверка идёт по каждому предложению отдельно, а не по родительскому товару.

Проводка и что происходит с остатками

Когда все строки заполнены, документ переводят в статус «Проведён». В этот момент Битрикс приводит поле QUANTITY элемента каталога к фактическому значению и создаёт складскую запись о движении. Технически это отражается в таблице b_catalog_store_product (остаток по складу) и в общем количестве товара.

Если после проведения обнаружилась ошибка, документ можно отменить (распровести) — остатки вернутся к состоянию до инвентаризации. Это безопаснее, чем править числа вручную: сохраняется целостность истории складских движений.

Автоматизация и массовые операции

Для крупного ассортимента ручное заполнение утомительно. Есть несколько подходов ускорить процесс:

• Терминал сбора данных (ТСД). Штрихкоды сканируются в файл, а фактические остатки загружаются в документ импортом — так пересчёт нескольких тысяч позиций делается за часы, а не дни.
• API модуля sale. Классы Bitrix\Catalog\StoreDocumentTable и StoreDocumentElementTable позволяют создавать и заполнять документ инвентаризации программно — удобно, когда данные пересчёта приходят из внешней WMS.
• Агент/крон. Регулярную частичную инвентаризацию (например, по одной товарной группе в неделю) можно ставить на расписание, разгружая склад.

Если же учёт остатков ведётся в 1С, а сайт — только витрина, инвентаризацию логичнее проводить в 1С, а на сайт передавать итоговые остатки через обмен. Тогда документ INVENTORY на стороне Битрикс не создают, чтобы не было двойного источника правды.

Типичные ошибки

Чаще всего инвентаризацию портят не расчёты, а организационные мелочи:

• Пересчёт при активных отгрузках — заказы уменьшают остаток параллельно, и факт перестаёт сходиться. Замораживайте склад на время сверки.
• Путаница со складами — товар посчитали на одном складе, а документ создали для другого; результат — фиктивная недостача и излишек одновременно.
• Игнор резерва — зарезервированные под заказы единицы физически на месте, но их принимают за излишек. Помните, что резерв учитывается отдельно.
• Ручная правка вместо документа — прямое изменение QUANTITY в карточке не оставляет следа в истории движений и ломает последующую аналитику по складу.

Итог

Инвентаризация в 1С-Битрикс — это документ типа INVENTORY, который сверяет фактические остатки с учётными и после проводки корректирует их без ручной правки карточек. Ключ к чистому результату — включённый складской учёт, отсутствие незавершённых документов, заморозка отгрузок на время пересчёта и понимание, где хранится источник правды: на сайте или в 1С.

Мы в B2Bsite настраиваем складской учёт под конкретный процесс магазина: от документов прихода и инвентаризации до двустороннего обмена с 1С, чтобы остатки на витрине всегда совпадали с реальностью. Если сверка регулярно расходится или обмен с 1С «теряет» остатки, поможем найти причину и выстроить надёжную схему.