Складской учёт остатков

Складской учёт в RetailCRM показывает, сколько товара реально доступно к продаже с учётом резервов и по каким складам. Корректные остатки — основа того, чтобы операторы не продавали отсутствующий товар, а сайт показывал честное наличие.

Как устроен учёт остатков

Остатки в RetailCRM хранятся на уровне торгового предложения и раскладываются по складам. Для каждой пары «предложение + склад» система знает две величины: физический остаток и зарезервированное количество. Разница между ними — это доступное количество, то есть сколько ещё можно продать.

Формула проста:

Доступно = Остаток − Резерв

Именно доступное количество видит оператор при создании заказа и именно оно, как правило, транслируется на сайт. Такой подход исключает двойную продажу последней единицы.

Несколько складов

RetailCRM поддерживает несколько складов (магазинов хранения): основной, розничные точки, склад маркетплейса, склад поставщика под дропшиппинг. Остатки ведутся по каждому складу отдельно, а в заказе можно указать, с какого склада идёт отгрузка.

• Общий остаток предложения — это сумма по всем складам.
• Резерв привязывается к конкретному складу отгрузки.
• Аналитика и триггеры могут учитывать, с какого склада списывается товар.

Как обновляются остатки

Актуальность остатков обеспечивает регулярная синхронизация с источником — сайтом, учётной системой или 1С. Есть два основных канала обновления:

ICML удобен, когда остаток один общий, а обновление раз в 10–30 минут достаточно. API-загрузка нужна, когда остатки меняются часто, ведутся по нескольким складам или их источник — учётная система, а не витрина.

Контроль наличия в заказах

При добавлении позиции в заказ RetailCRM показывает доступное количество и предупреждает, если товара не хватает. Систему можно настроить так, чтобы:

• подсвечивать позиции с нулевым или отрицательным доступным остатком;
• запрещать или разрешать продажу «в минус» (под заказ);
• уведомлять о снижении остатка ниже порога через триггеры.

Это помогает операторам принимать решение прямо в карточке заказа: предложить замену, поставить в лист ожидания или согласовать срок поставки, не переключаясь в складскую программу.

Отрицательные остатки и рассинхрон

Отрицательное доступное количество — сигнал, что резервов больше, чем физического товара. Причины обычно две: продажи опередили обновление остатка либо остаток пришёл заниженным из источника.

Чтобы держать учёт в порядке, синхронизируйте остатки достаточно часто, ведите один источник истины (обычно учётную систему), а расхождения между CRM и складом периодически сверяйте выборочной инвентаризацией.

Остатки и маркетплейсы

Когда товар продаётся сразу на сайте и на маркетплейсах, критично не перепродать один и тот же остаток на разных площадках. RetailCRM в связке с интеграциями может быть центром распределения остатков:

• единый пул остатков делится между каналами;
• продажа на одной площадке уменьшает доступное количество для остальных;
• обновления уходят на маркетплейсы автоматически.

Так снижается риск штрафов за отмену на Ozon или Wildberries из-за отсутствия товара, который «на бумаге» ещё был в наличии.

Итог

Складской учёт в RetailCRM строится на доступном количестве — разнице между физическим остатком и резервом, которая считается по каждому предложению и складу. Остатки обновляются через ICML или API, а контроль наличия прямо в заказе не даёт продавать отсутствующий товар. Порядок держится на частой синхронизации и едином источнике данных.

Мы настраиваем обмен остатками между RetailCRM, сайтом, учётной системой и маркетплейсами так, чтобы доступное количество всегда было актуальным, а отрицательные остатки не возникали. Это одна из ключевых задач при интеграции и поддержке системы.