Взаиморасчёты в RetailCRM показывают, кто из клиентов должен вам, а кому должны вы. Система собирает оплаты по всем заказам клиента и выводит остаток, что критично для B2B, работы по предоплате и продаж в рассрочку.
Что такое взаиморасчёты в RetailCRM
Взаиморасчёты — это учёт денежных обязательств между компанией и клиентом. В RetailCRM они складываются из оплат по заказам: каждая внесённая оплата уменьшает долг клиента, каждый неоплаченный заказ — увеличивает. В отличие от разовой продажи в рознице, взаиморасчёты важны там, где отношения с клиентом длятся: постоянные покупатели, B2B, работа с отсрочкой платежа.
RetailCRM не ведёт полноценный бухгалтерский баланс контрагента, но даёт оперативную картину: сумма заказов, сумма оплат и разница между ними — фактическая дебиторка по клиенту.
Предоплаты и авансы
Предоплата — это оплата, внесённая до отгрузки. В RetailCRM она фиксируется как обычная оплата в заказе со статусом подтверждения. Пока товар не отгружен, предоплата формирует обязательство компании перед клиентом: деньги получены, товар — нет.
- 100% предоплата — заказ переходит в сборку только после подтверждённой оплаты;
- Частичная предоплата — фиксируется часть суммы, остаток остаётся долгом клиента;
- Аванс на будущие заказы — для B2B удобнее вести отдельным полем баланса или через личный счёт.
Триггеры автоматизации умеют реагировать на статус оплаты: например, автоматически двигать заказ по воронке, когда предоплата подтверждена.
Дебиторская задолженность
Дебиторка — это сумма, которую клиенты должны компании. В RetailCRM она вычисляется как остаток к оплате по частично оплаченным и неоплаченным заказам. Чтобы контролировать долги системно, используют сегменты и фильтры.
| Инструмент | Задача |
|---|---|
| Фильтр по статусу оплаты | Быстро найти неоплаченные и частично оплаченные заказы |
| Сегмент клиентов | Собрать должников в динамический список |
| Триггер напоминания | Автоматически напомнить об оплате по email или в мессенджер |
| Отчёт по оплатам | Оценить общий объём дебиторки за период |
Связка «сегмент должников + триггерная рассылка» закрывает бо́льшую часть работы с просрочкой без ручного обзвона.
Взаиморасчёты в B2B
В B2B взаиморасчёты сложнее: клиент — это компания, платит по счетам, часто с отсрочкой и по нескольким заказам сразу. В RetailCRM для этого используют сущность компании (корпоративного клиента), к которой привязываются контакты и заказы. Баланс считается по всей компании, а не по отдельному контакту.
- Заведите корпоративного клиента и привяжите к нему контактных лиц.
- Оформляйте заказы на компанию, чтобы оплаты собирались в общий взаиморасчёт.
- Для отсрочки используйте статусы оплаты и дату ожидаемой оплаты в кастомном поле.
Возвраты и переплаты
Взаиморасчёты работают в обе стороны. Когда клиент вернул товар или переплатил, обязательство появляется уже у компании. Такие ситуации отражают отрицательной оплатой или отдельным типом «возврат», чтобы баланс клиента корректно ушёл в плюс в его пользу.
Особенно важно это для постоянных клиентов: переплату по одному заказу удобно зачесть в счёт следующего, а не возвращать деньгами. RetailCRM позволяет вести такой аванс через баланс клиента или личный счёт в программе лояльности.
Чтобы возвраты не ломали статистику, их лучше проводить отдельным типом оплаты со знаком минус, а не редактировать исходную оплату задним числом. Тогда в истории заказа видно и первичное поступление, и факт возврата, а отчёт по оплатам корректно уменьшает выручку периода. При частичном возврате (вернули часть позиций) сумма возврата должна соответствовать реально возвращённым товарам, иначе взаиморасчёт с клиентом разойдётся с фактическим движением денег и товара.
Автоматизация контроля долгов
Ручной контроль взаиморасчётов не масштабируется. Автоматизация в RetailCRM снимает эту нагрузку:
- Триггеры на просрочку — напоминание клиенту и задача менеджеру, когда оплата не поступила в срок;
- Блокировка отгрузки — заказ не уходит в доставку без подтверждённой предоплаты;
- Уведомления менеджеру — при превышении лимита дебиторки по клиенту;
- Регулярные сверки — выгрузка баланса контрагентов в 1С через интеграцию.
Через API текущие оплаты и остатки доступны для внешних дашбордов и обмена с учётной системой.
Итог
Взаиморасчёты в RetailCRM — это оперативный контроль долгов и предоплат, собранный из оплат по заказам. Для розницы достаточно статусов оплаты, для B2B — корпоративных клиентов и учёта отсрочек, а автоматизация закрывает напоминания и сверки.
Мы настраиваем прозрачные взаиморасчёты: разделяем контакты и компании, поднимаем сегменты должников с триггерными напоминаниями и синхронизируем балансы с 1С, чтобы дебиторка не терялась между менеджерами.
Частые вопросы
Ведёт ли RetailCRM баланс клиента?
RetailCRM показывает оперативный остаток по оплатам заказов клиента — фактическую дебиторку. Полноценный бухгалтерский баланс контрагента остаётся в 1С, куда данные передаются через интеграцию.
Как найти всех должников?
Через фильтр по статусу оплаты или динамический сегмент, который собирает клиентов с неоплаченными и частично оплаченными заказами.
Как вести взаиморасчёты с юрлицом?
Через сущность корпоративного клиента: заказы оформляются на компанию, а не на отдельный контакт, и оплаты собираются в общий взаиморасчёт по всей компании.
Можно ли автоматически напоминать об оплате?
Да. Триггер на просрочку отправляет клиенту напоминание по email или в мессенджер и ставит задачу менеджеру, если оплата не поступила в срок.
Как учесть предоплату?
Предоплата вносится как оплата в заказе до отгрузки. По её подтверждению триггеры могут переводить заказ в сборку.
Что делать с переплатой клиента?
Переплату отражают отрицательной оплатой или отдельным типом и зачитывают в счёт следующего заказа либо возвращают деньгами, в зависимости от договорённости.
Можно ли заблокировать отгрузку должнику?
Да, автоматизацией: заказ не переходит в доставку, пока не поступила подтверждённая оплата или пока не погашен долг клиента.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.