Финансовый учёт заказов

Финансовый учёт заказов в RetailCRM — это связка сумм, скидок и оплат внутри каждого заказа. Правильно настроенные типы оплаты и статусы оплаченности дают чистую картину выручки, дебиторки и сверки с кассой без ручных сводных таблиц.

Что RetailCRM считает финансами заказа

В RetailCRM финансовый учёт живёт внутри карточки заказа и не требует отдельного бухгалтерского модуля. Система хранит стоимость товаров, скидки, стоимость доставки и список оплат, а на их основе рассчитывает итоговую сумму и статус оплаченности. Это не замена 1С или бухгалтерии, но полноценный оперативный учёт продаж: сколько заказ стоит, сколько клиент заплатил и сколько ещё должен.

Ключевая идея — разделять сумму заказа и оплаты. Сумма формируется из позиций и доставки, а оплаты фиксируют реальное движение денег. Пока эти два числа не совпали, заказ считается оплаченным частично или неоплаченным.

Ключевые финансовые поля заказа

За деньги в заказе отвечает несколько системных полей. Их стоит знать, чтобы понимать, откуда берутся цифры в отчётах и API.

Разница между totalSumm и prepaySum — это остаток к оплате. Именно он подсвечивает дебиторскую задолженность по каждому заказу и по клиенту в целом.

Оплаты и статус оплаченности

Оплата в RetailCRM — отдельная сущность внутри заказа. В один заказ можно внести несколько оплат: например, предоплату картой онлайн и доплату наличными при получении. У каждой оплаты есть тип, сумма, дата и собственный статус.

• Не оплачен — оплат нет или их сумма нулевая;
• Оплачен частично — внесена часть суммы, остаток висит как долг;
• Оплачен — сумма оплат равна итоговой сумме заказа.

Статус оплаченности заказа RetailCRM пересчитывает автоматически по мере добавления оплат. Это удобно для триггеров: например, переводить заказ на сборку только после подтверждённой предоплаты.

Настройка типов оплаты

Типы оплаты настраиваются в разделе Администрирование → Справочники → Типы оплат. Каждому типу задают название, доступность для магазинов и признак онлайн-оплаты. Грамотный набор типов — основа чистой аналитики.

1. Заведите отдельные типы под каждый реальный канал денег: наличные, эквайринг, онлайн-касса, безнал по счёту, наложенный платёж.
2. Не смешивайте «карту курьеру» и «онлайн-оплату» — это разные потоки для сверки.
3. Отметьте онлайн-типы, чтобы они автоматически подтверждались от платёжного модуля.

Финансовая аналитика и сверка

На основе оплат RetailCRM строит отчёты в разделе аналитики: выручка по периодам, суммы оплат в разрезе типов, средний чек. Отчёт по типам оплат — главный инструмент дневной сверки: он показывает, сколько денег прошло наличными, эквайрингом и безналом, а эти суммы сопоставляют с кассой и выпиской банка.

• Выручка — по дате оформления или по дате оплаты, в зависимости от учётной политики;
• Оплаты по типам — для ежедневной сверки касса/банк;
• Дебиторка — сумма частично оплаченных и неоплаченных заказов.

Точность отчётов напрямую зависит от дисциплины: оплата должна вноситься в момент реального движения денег, а не при отгрузке.

Автоматизация внесения оплат

Ручной ввод оплат — источник ошибок. Большую часть можно автоматизировать через интеграции. Платёжные модули (онлайн-эквайринг) сами создают оплату и подтверждают её по факту зачисления. Службы доставки с наложенным платежом возвращают признак оплаты после выдачи. Обмен с 1С подтягивает проведение безналичных платежей по счетам.

Через API оплату создают методом orders/payments/create, а статус меняют через orders/payments/{id}/edit. Это позволяет подключить любую нестандартную кассу или банк.

Типичные ошибки учёта

Несколько частых проблем, которые ломают финансовую картину:

• Оплата вносится при отгрузке, а не при поступлении денег — выручка «плывёт» по датам;
• Один тип оплаты на всё — невозможно сверить кассу и банк по отдельности;
• Скидки прописывают в цене позиции вручную — теряется прозрачность маржи и итоговой суммы;
• Возвраты не отражают в оплатах — заказ остаётся «оплаченным», хотя деньги вернули.

Возврат корректно оформляют отрицательной оплатой или отдельным статусом, чтобы сумма оплат снова стала меньше суммы заказа.

Итог

Финансовый учёт заказов в RetailCRM держится на трёх опорах: корректной сумме заказа, аккуратном наборе типов оплаты и своевременном внесении оплат. Настроенные так, они дают честную выручку, наглядную дебиторку и быструю ежедневную сверку с кассой и банком.

Мы настраиваем эту связку под учётную политику бизнеса — от справочника типов оплат до автоподтверждения платежей через интеграции — чтобы отчёты RetailCRM совпадали с реальными деньгами до копейки.