МойСклад запускается за несколько минут без сервера и установки, но качество учёта на годы вперёд закладывается именно в первые дни. Разбираем вопросы, которые чаще всего задают на старте: с чего начать, как завести товары и остатки и что не стоит откладывать.
Как зарегистрироваться и войти
Регистрация занимает пару минут: указываете почту, телефон и название компании, после чего сразу попадаете в рабочий аккаунт. Отдельный сервер, лицензии и установка не нужны — МойСклад работает через браузер и мобильное приложение.
Каждому аккаунту присваивается адрес вида online.moysklad.ru/app/, а учётной записи — уникальный логин на базе e-mail. Вход возможен через веб-версию, приложения для iOS и Android и десктопное приложение для касс.
Как устроен аккаунт и его разделы
Интерфейс делится на смысловые блоки, и понимание этой логики сразу снимает половину вопросов новичка:
- Закупки — заказы поставщикам, приёмки, счета поставщиков;
- Продажи — заказы покупателей, отгрузки, счета и возвраты;
- Товары — справочник номенклатуры, услуги, комплекты, модификации;
- Склад — оприходования, списания, перемещения, инвентаризации, остатки;
- Деньги — приходные и расходные ордера, движение по счетам;
- Розница — точки продаж, кассовые смены, продажи;
- Отчёты — прибыльность, обороты, остатки, взаиморасчёты.
Документы связаны цепочками: из заказа покупателя создаётся отгрузка, из неё — счёт-фактура и платёж. Такая связность — ключевое отличие полноценного учёта от ведения таблиц.
Как завести товары и справочники
Начинать удобнее со справочника Товары и услуги. Позиции добавляют вручную по одной или загружают списком из Excel/CSV через Товары → Импорт. Для магазина с сотнями и тысячами SKU импорт из файла экономит дни ручной работы.
| Тип позиции | Когда использовать |
|---|---|
| Товар | Обычная штучная или весовая продукция со складским учётом |
| Модификация | Один товар в разных вариантах: размер, цвет, объём |
| Комплект | Набор, собираемый из нескольких товаров для продажи |
| Услуга | Позиция без остатков: доставка, монтаж, работа |
Как ввести начальные остатки
Самая частая ошибка старта — начать продавать при нулевых или неверных остатках. Начальные остатки вводятся документом Оприходование на нужный склад с указанием количества и себестоимости каждой позиции.
- Проведите фактическую инвентаризацию склада на конкретную дату.
- Подготовьте файл с колонками «наименование / артикул / количество / цена закупки».
- Загрузите остатки через оприходование (доступен импорт из таблицы).
- Сверьте отчёт
Остаткис реальным складом до первой продажи.
Указанная в оприходовании цена станет себестоимостью — от неё сервис будет считать прибыль. Поэтому вносите реальные закупочные цены, а не цены продажи, иначе аналитика по марже окажется бессмысленной.
Как добавить сотрудников и настроить права
Пользователи заводятся в разделе Настройки → Сотрудники. Каждому назначается роль, которая определяет доступ к разделам и действиям. Готовые роли (например, «Кладовщик», «Продавец») можно взять за основу и отредактировать.
- Ограничивайте доступ к себестоимости и отчётам о прибыли — их видит не каждый продавец;
- Кассирам достаточно доступа к рознице и продажам;
- Право удаления документов и правки закрытых периодов оставляйте узкому кругу;
- Для точек продаж настраивайте привязку сотрудника к конкретному складу и кассе.
Мобильное приложение и работа вне офиса
Помимо браузера, есть приложения для смартфонов и планшетов. Они удобны для приёмки товара сканером камеры, инвентаризации в зале и оформления продаж в выездной торговле.
Отдельное приложение Касса МойСклад предназначено для точки продаж: оно работает с фискальным регистратором, эквайрингом и печатью чеков. Данные о продажах и остатках синхронизируются с основным аккаунтом онлайн, поэтому руководитель видит выручку точки в реальном времени.
Частые ошибки на старте
Типовые промахи новичков повторяются из проекта в проект, и почти все они устранимы за первую неделю:
- Дубли товаров — одна и та же позиция заведена дважды из-за разного написания; чистить лучше до продаж;
- Продажи «в минус» — включённая возможность списывать больше, чем есть на складе, маскирует ошибки в остатках;
- Нет единиц измерения и групп — без структуры справочник быстро превращается в свалку;
- Смешение личных и рабочих операций — вносите только реальные хозяйственные документы;
- Отсутствие резервного экспорта — периодически выгружайте справочники и документы в файл.
Заложив правильную структуру справочников и корректные остатки в первые дни, вы избавляете себя от многомесячной «уборки» в данных.
Итог
Начало работы в МойСклад — это регистрация за минуты, но продуманная настройка справочников, корректные начальные остатки и разумные права сотрудников определяют, насколько чистым будет учёт через год. Тот, кто вложился в первые дни, потом получает достоверную аналитику; тот, кто торопился, месяцами вычищает дубли и расхождения.
Мы запускаем МойСклад под ключ: переносим справочники и остатки из Excel, 1С или самописных систем, настраиваем роли и процессы под вашу модель работы и обучаем команду. Если хотите стартовать без типичных ошибок и параллельно с текущей торговлей — поможем пройти этот этап быстро и аккуратно.
Частые вопросы
Нужен ли сервер или установка программы?
Нет. МойСклад работает в браузере и мобильных приложениях, данные хранятся в облаке. Ставить и обслуживать сервер не нужно.
Можно ли бесплатно попробовать сервис?
Да, есть пробный период с полным функционалом, а также бесплатный тариф с ограничениями для одного пользователя. Этого достаточно, чтобы оценить логику работы.
Как перенести товары из Excel?
Через раздел Товары и импорт из файла CSV или Excel. Важно заранее привести колонки к нужному виду и убрать дубли, иначе в справочник попадёт мусор.
С какой даты вводить начальные остатки?
На дату фактической инвентаризации, с которой вы начинаете вести учёт в сервисе. Указывайте реальную закупочную себестоимость, а не цену продажи.
Сколько сотрудников можно подключить?
Число одновременно работающих пользователей зависит от тарифа. Роли и права каждого настраиваются отдельно, доступ к отчётам о прибыли можно ограничить.
Что делать при отсутствии интернета?
Полноценная работа требует связи, так как сервис облачный. Для розницы предусмотрите резервный мобильный интернет, чтобы касса не остановилась.
Можно ли работать со смартфона?
Да, есть приложения для iOS и Android для приёмки, инвентаризации и продаж, а также отдельное приложение для кассы с фискальным регистратором.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.