УПД и счёт-фактура — самые ответственные документы в ЭДО: у них строгий формат ФНС и обязательный встречный ответ покупателя. Разбираем, как устроен обмен этими формализованными документами и как подтянуть их статусы в B2B-кабинет на 1С-Битрикс.
Чем УПД отличается от счёта-фактуры
Счёт-фактура — налоговый документ для вычета НДС. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в себе счёт-фактуру и первичку (накладную/акт), поэтому один УПД закрывает и НДС, и факт передачи товара.
У УПД есть функция (статус), которая определяет его смысл:
СЧФ— только счёт-фактура;ДОП— только передаточный документ (без НДС);СЧФДОП— счёт-фактура и первичка одновременно (самый частый вариант в торговле).
Формат и структура документа
Электронные УПД и счета-фактуры — это XML строго по формату ФНС (утверждается приказами и периодически обновляется). Оператор проверяет структуру перед отправкой, и невалидный документ просто не уйдёт.
Ключевые атрибуты, за которыми следят интеграторы:
- версия формата — сеть-покупатель может требовать конкретную;
- реквизиты сторон — ИНН/КПП, идентификаторы участников ЭДО;
- табличная часть — номенклатура, количество, цена, ставка и сумма НДС;
- доп. поля — номер заказа сети, GLN, код товара, реквизиты прослеживаемости.
Формируется этот XML обычно в 1С при проведении реализации, а не набивается вручную.
Титул продавца и титул покупателя
УПД со статусом СЧФДОП подписывается двумя титулами: продавец формирует и подписывает свой титул, покупатель в ответ подписывает свой. Только после встречной подписи документ считается полностью оформленным.
| Шаг | Кто | Действие |
|---|---|---|
| 1 | Продавец | формирует УПД, подписывает титул продавца, отправляет |
| 2 | Покупатель | получает, проверяет, подписывает титул покупателя |
| 3 | Оператор | фиксирует извещения о получении и подтверждения |
Статусы и регламент обмена
Каждый электронный документ проходит цепочку служебных сообщений, которые оператор хранит как доказательство:
- отправка документа;
- извещение о получении;
- подтверждение оператора о дате отправки/получения;
- подписание титула покупателя либо уведомление об уточнении (если есть замечания).
Если покупатель нашёл ошибку, он не подписывает, а присылает уведомление об уточнении — продавец исправляет и шлёт новый документ. Для правки уже принятого документа используют корректировочный УПД или исправление.
Корректировки и исправления
Ошиблись в уже подписанном документе — есть два разных механизма, и путать их нельзя:
| Механизм | Когда применять |
|---|---|
| Исправление | техническая ошибка: опечатка в реквизитах, неверная дата — суть операции не менялась |
| Корректировочный УПД | изменились цена или количество по согласию сторон (пересорт, скидка, недопоставка) |
Оба варианта — это отдельные формализованные документы со своим циклом подписания, а не редактирование исходного XML.
Статусы УПД в кабинете на 1С-Битрикс
Сам обмен УПД идёт в связке 1С + оператор, но B2B-покупателю удобно видеть статусы прямо в личном кабинете сайта. Это делается интеграцией:
- заказ с сайта уходит в 1С обменом
CommerceMLили через REST; - после отгрузки 1С возвращает на сайт номер и статус УПД;
- в кабинете на 1С-Битрикс к заказу привязывается плашка «УПД отправлен / подписан / требует уточнения»;
- при необходимости PDF-визуализация документа отдаётся на скачивание.
Так менеджеру и клиенту не нужно заходить в кабинет оператора, чтобы понять судьбу закрывающих документов по заказу.
Итог
Электронные УПД и счета-фактуры — это формализованный XML по формату ФНС с обязательным встречным подписанием титула покупателя и строгим регламентом статусов. Ошибки правятся не редактированием, а исправлением или корректировочным документом. Формируется всё в 1С, а сайту достаётся роль удобной витрины статусов.
Мы настраиваем обмен заказами между 1С-Битрикс и 1С и выводим статусы УПД в B2B-кабинет, чтобы закрывающие документы по каждому заказу были видны без похода в кабинет оператора.
Частые вопросы
Чем УПД лучше отдельных накладной и счёта-фактуры?
УПД со статусом СЧФДОП объединяет счёт-фактуру и первичный документ, поэтому закрывает сделку одним документом и одним циклом подписания вместо двух.
Обязательно ли покупателю подписывать УПД?
Для УПД со статусом СЧФДОП или ДОП — да, требуется подпись титула покупателя. Без неё для покупателя это не оприходованный товар и не основание для вычета НДС.
Что делать, если в УПД ошибка?
Если ошибка техническая — оформляют исправление. Если изменились цена или количество по согласию сторон — корректировочный УПД. Редактировать уже подписанный документ нельзя.
В каком формате передаётся электронный УПД?
Это XML строго по формату ФНС. Оператор проверяет структуру и не пропускает невалидный документ. Формируется файл, как правило, в 1С при проведении реализации.
Что такое уведомление об уточнении?
Это ответ покупателя, если он нашёл ошибку и не готов подписать документ. Продавец исправляет данные и отправляет новый УПД.
Можно ли увидеть статус УПД на сайте?
Да, если настроена интеграция сайта с 1С. Статус отправки и подписания документа выводится в B2B-кабинете рядом с заказом, а PDF-визуализация доступна на скачивание.
Нужен ли отдельный счёт-фактура, если есть УПД?
Нет. Если используется УПД со статусом СЧФ или СЧФДОП, отдельный счёт-фактура не требуется — функция счёта-фактуры уже включена в УПД.
Поможем с настройкой и поддержкой Закон и учёт
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Закон и учёт.