Настройка экстранет-групп

Экстранет в коробочном Битрикс24 — это способ пустить в портал внешних людей (клиентов, подрядчиков, партнёров) так, чтобы они видели только свои рабочие группы и не имели доступа к внутренней жизни компании. Ключевая идея экстранета — изоляция: внешний пользователь не видит структуру компании, сотрудников и внутренние группы.

Что такое экстранет и когда он нужен

Экстранет — это специальный режим работы групп и пользователей, при котором внешние участники получают ограниченный, изолированный доступ к порталу. Он решает частую задачу: нужно совместно работать с людьми не из компании, но не пускать их во внутреннюю кухню.

Типовые сценарии использования:

• ведение проектов с подрядчиками и фрилансерами;
• совместная работа с клиентами над заказом или сделкой;
• обмен документами с партнёрами и поставщиками;
• согласования с внешними экспертами без доступа к CRM.

Принцип изоляции внешних пользователей

Главное, что нужно понять про экстранет — это модель изоляции. Внешний пользователь живёт в «песочнице»:

Такая модель означает, что два внешних пользователя из разных проектов по умолчанию друг друга не видят. Это критично для конфиденциальности: клиент А не должен узнать, что вы работаете с клиентом Б. Именно поэтому нельзя решать задачу «пустить клиента» простым добавлением его как обычного сотрудника — он получит доступ к лишнему.

Создание экстранет-группы

Работа с внешними людьми ведётся через экстранет-группы (рабочие группы с признаком «экстранет»). Порядок создания:

1. Перейдите в раздел Группы и создайте новую рабочую группу;
2. В настройках группы включите признак «Экстранет» — это и превращает её в изолированную;
3. Задайте тип группы (проект, для задач и т. д.) и права участников;
4. Пригласите внешних участников по email.

После включения признака экстранета группа становится доступной внешним пользователям, а внутренние сотрудники работают в ней как обычно. Внутри такой группы доступны привычные инструменты — задачи, диск, лента, календарь — но их видимость ограничена участниками группы.

Приглашение внешних пользователей

Внешние участники добавляются приглашением по электронной почте. Приглашённый получает ссылку, регистрируется и попадает сразу в нужную экстранет-группу — без доступа к остальному порталу.

На что обратить внимание при приглашении:

• для работы приглашений должна быть корректно настроена отправка почты портала, иначе письма не дойдут;
• у внешнего пользователя ограниченный интерфейс — он видит только раздел «Экстранет» и свои группы;
• права на приглашение внешних участников выдаются администратором — не каждый сотрудник должен иметь такую возможность;
• при увольнении контрагента доступ нужно вовремя отзывать.

Управление внешними пользователями централизовано: администратор видит список экстранет-пользователей, может блокировать и удалять их, переназначать по группам. Это удобно для аудита — всегда понятно, кто из внешних имеет доступ и к чему.

Права доступа и безопасность

Экстранет — это в первую очередь про безопасность, поэтому к правам подходят строго. Базовые правила:

1. Минимально необходимый доступ — внешний участник получает роль с ограниченными правами внутри группы;
2. Разделение проектов — под каждого клиента/подрядчика отдельная группа, чтобы данные не пересекались;
3. Контроль приглашающих — право звать внешних есть у ограниченного круга сотрудников;
4. Регулярный аудит — периодическая проверка списка внешних пользователей и отзыв неактуальных.

Отдельно стоит продумать, что именно кладётся в экстранет-группу. Внешний участник видит все материалы группы, поэтому внутренние документы, не предназначенные для контрагента, туда попадать не должны. Разграничивайте: рабочие файлы для совместной работы — в экстранет-группе, внутренние — в обычных группах компании.

Типичные ошибки при работе с экстранетом

Собрали ситуации, которые чаще всего портят работу с внешними пользователями:

Большинство проблем экстранета — не технические, а организационные: неправильная модель разграничения и отсутствие регламента отзыва доступа. Поэтому важно с самого начала договориться, как заводятся группы, кто приглашает внешних и как закрывается доступ после завершения сотрудничества.

Итог

Экстранет в коробке Битрикс24 — правильный способ работать с клиентами, подрядчиками и партнёрами без риска показать им лишнее. Ключевое — использовать именно экстранет-группы с их изоляцией, а не добавлять внешних как обычных сотрудников, и держать дисциплину прав: отдельная группа под проект, контроль приглашающих и своевременный отзыв доступа.

Мы поможем спроектировать структуру экстранет-групп под ваши процессы работы с контрагентами, настроить права, приглашения и регламент безопасности. Это часть внедрения и сопровождения портала Битрикс24 под ваши задачи.