Многодепартаментность и экстранет — два инструмента коробки для сложных организаций: первый позволяет вести на одном портале несколько юрлиц или филиалов с разграничением данных, второй — безопасно пускать в портал внешних людей: клиентов, подрядчиков, партнёров. Разбираем, как их устроить и не запутаться в правах.
Что решают эти инструменты
Оба механизма про масштаб организации, но задачи у них разные. Важно с самого начала понимать, какой инструмент под какую ситуацию.
- Многодепартаментность — когда на одном портале живут несколько относительно самостоятельных подразделений, филиалов или юрлиц, которым не нужно видеть данные друг друга.
- Экстранет — когда во внутренние процессы нужно вовлечь людей извне компании, но без доступа к внутренней кухне: только к конкретным группам и проектам.
Оргструктура как основа
Фундамент многодепартаментности — грамотно построенная структура компании в разделе «Компания → Структура». Именно она определяет, кто чей руководитель и кто чьи данные видит.
- Создайте подразделения по филиалам, юрлицам или направлениям.
- Назначьте руководителей отделов — от этого зависит видимость «свои и отдела».
- Распределите сотрудников по подразделениям.
- Настройте роли CRM с уровнем видимости под структуру.
Видимость данных в CRM опирается на иерархию: сотрудник с уровнем «свои и отдела» видит записи своего подразделения и подчинённых, но не соседнего филиала. Так на одном портале сосуществуют изолированные команды.
Несколько компаний на портале
Когда на портале нужно вести несколько юрлиц, используют комбинацию оргструктуры, отдельных воронок и разграничения прав. Каждое направление получает свой изолированный контур продаж.
| Что разделяют | Как |
|---|---|
| Процессы продаж | Отдельные направления/воронки CRM |
| Видимость сделок | Роли + оргструктура |
| Реквизиты юрлиц | Настройки CRM → Мои компании |
| Отчётность | Права на отчёты по группам |
Раздел CRM → Настройки → Мои компании позволяет держать реквизиты нескольких собственных юрлиц и подставлять их в счета и документы. В связке с разными воронками и правами это даёт полноценную работу нескольких компаний на одной коробке.
Как устроен экстранет
Экстранет — это защищённая зона портала для внешних пользователей. Приглашённый извне человек становится экстранет-пользователем и видит строго ограниченный набор: только те рабочие группы, куда его добавили.
- Внешний пользователь не видит оргструктуру, других сотрудников, внутренние группы и общий контент компании.
- Ему доступны только экстранет-группы, в которые его пригласили.
- Внутри группы работают привычные инструменты: задачи, файлы, обсуждения, календарь.
- Так с клиентами и подрядчиками ведут проекты, не открывая им внутреннюю кухню.
Экстранет включается как отдельный функциональный блок и опирается на специальные группы с признаком «экстранет». Приглашение внешнего пользователя обычно идёт по email с ограниченными правами.
Права и изоляция данных
И многодепартаментность, и экстранет держатся на аккуратной настройке прав. Ошибка здесь означает либо утечку данных между подразделениями, либо то, что внешний человек увидит лишнее.
| Сценарий | Механизм изоляции |
|---|---|
| Филиалы не видят друг друга | Оргструктура + роли CRM «свои и отдела» |
| Юрлица с разными воронками | Права на направления CRM |
| Клиент видит только свой проект | Экстранет-группа |
| Подрядчик без доступа к CRM | Экстранет без прав на модуль CRM |
Подводные камни
Сложные схемы разграничения удобны, но у них есть цена, которую стоит учитывать при проектировании.
- Сложность сопровождения — чем больше подразделений и ролей, тем труднее поддерживать матрицу прав в порядке.
- Ошибки видимости — неверно назначенный руководитель открывает доступ к чужим сделкам.
- Лицензии на экстранет — уточняйте, как внешние пользователи учитываются в вашей лицензии коробки.
- Отчётность по всей группе — сквозные отчёты по нескольким юрлицам требуют отдельной настройки прав.
Итог
Многодепартаментность строится на оргструктуре и ролях CRM и позволяет вести несколько филиалов или юрлиц на одном портале с изоляцией данных. Экстранет безопасно подключает внешних людей через отдельные группы, не открывая им внутренний портал. Оба инструмента держатся на точной настройке прав, которую лучше спроектировать заранее.
Мы в B2Bsite проектируем структуру портала под сложные организации: несколько компаний, филиальную изоляцию, экстранет для клиентов и подрядчиков. Настроим права так, чтобы каждый видел ровно своё, и задокументируем схему для дальнейшего сопровождения.
Частые вопросы
Чем отличается многодепартаментность от экстранета?
Многодепартаментность изолирует своих сотрудников по подразделениям и юрлицам. Экстранет безопасно подключает внешних людей — клиентов и подрядчиков — только к нужным группам.
Можно ли вести несколько юрлиц на одной коробке?
Да, через комбинацию оргструктуры, отдельных воронок CRM, реквизитов в разделе «Мои компании» и разграничения прав. Каждое направление получает изолированный контур продаж.
Что видит внешний пользователь в экстранете?
Только экстранет-группы, в которые его пригласили. Он не видит оргструктуру, других сотрудников, внутренние группы и общий контент компании.
На чём держится изоляция филиалов?
На оргструктуре и ролях CRM с уровнем видимости «свои и отдела». Сотрудник видит данные своего подразделения и подчинённых, но не соседнего филиала.
Можно ли пустить подрядчика без доступа к CRM?
Да. Внешнему пользователю дают экстранет-группу для совместной работы над задачами и файлами, не выдавая прав на модуль CRM и внутренние разделы.
Как проверить, что права настроены верно?
Заходите под тестовыми учётками рядового сотрудника и внешнего пользователя, а не под администратором. Только так видно реальную видимость каждой роли.
Учитываются ли внешние пользователи в лицензии?
Порядок учёта экстранет-пользователей зависит от вашей лицензии коробки, это стоит уточнить заранее. Планируйте число внешних участников при выборе лицензии.
Стоит ли проектировать разграничение заранее?
Да. Переразграничивать права на живом портале с тысячами сделок трудоёмко и рискованно, поэтому структуру и роли проектируют до наполнения данными.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.