Создание счёта и договора по шаблону

Счёт и договор по шаблону в Битрикс24 создаются прямо из сделки за минуту: реквизиты и позиции подставляются автоматически, документ получает номер и уходит клиенту. Разберём пошаговый порядок и настройки, без которых документ выйдет с ошибками.

Что подготовить заранее

Чтобы документ формировался без ручной правки, нужно один раз заполнить данные, которые подставляются в шаблон. Без этой подготовки счёт выйдет с пустыми реквизитами.

• Мои реквизиты — реквизиты вашей компании: название, ИНН, КПП, расчётный счёт, банк;
• Реквизиты клиента — в карточке контакта или компании;
• Товары и услуги — каталог с ценами, чтобы подставлять позиции;
• Шаблоны счёта и договора в настройках генератора документов CRM.

Создание счёта из сделки

Счёт формируется прямо из карточки сделки. Порядок действий такой:

1. откройте сделку и убедитесь, что в ней указаны клиент и товарные позиции;
2. в карточке нажмите создание документа и выберите шаблон счёта;
3. проверьте подставленные реквизиты, суммы и НДС;
4. сохраните — документ получит номер и привяжется к сделке.

Готовый счёт можно скачать в PDF, распечатать или отправить клиенту прямо из карточки. Все созданные счета остаются в истории сделки.

Создание договора по шаблону

Договор создаётся по тому же принципу, что и счёт, но шаблон обычно сложнее: в нём есть предмет договора, условия, сроки и реквизиты обеих сторон.

• выберите шаблон договора при создании документа из сделки;
• система подставит реквизиты продавца и клиента, номер и дату;
• пользовательские поля сделки можно вывести в текст договора — например, срок поставки или условия оплаты.

Оплата и статусы счёта

Счёт в CRM — не просто файл, а объект со статусом. Это позволяет отслеживать, оплачен документ или нет, и строить по этому отчёты.

Если подключён приём онлайн-оплат, клиент может оплатить счёт по ссылке, а статус обновится автоматически. Это связывает документооборот с реальными деньгами и упрощает контроль дебиторки.

Отправка документа клиенту

Отправить счёт или договор можно, не выходя из карточки сделки. Доступны несколько каналов:

• по электронной почте прямо из CRM — с вложением или ссылкой;
• ссылкой на онлайн-счёт с возможностью оплаты;
• в мессенджере через открытую линию, если клиент пишет туда.

Вся переписка и отправленные документы фиксируются в таймлайне сделки, так что видно, когда и что клиент получил. Это снимает вопрос «а вы точно отправляли счёт?».

Частые ошибки и как их избежать

Большинство проблем с документами по шаблону — не в системе, а в незаполненных данных. Типовые случаи:

• Пустые реквизиты — не заполнен раздел «Мои реквизиты» или карточка клиента;
• Неверный НДС — некорректно настроены ставки в товарах;
• Сбитая нумерация — вручную меняли номера, счётчик рассинхронизировался;
• Старый шаблон — договор поменялся, а шаблон в CRM забыли обновить.

Итог

Создание счёта и договора по шаблону в Битрикс24 — это минута вместо получаса ручной работы: реквизиты и позиции подставляются из сделки, документ получает номер, статус и отправляется клиенту в один клик. Главное — заранее заполнить реквизиты и поддерживать шаблоны в актуальном состоянии.

Мы настраиваем шаблоны счетов и договоров под ваши формы, подключаем приём оплат и автоматизируем выставление документов на нужных стадиях воронки. Если оформление документов отнимает время у менеджеров — покажем, как ускорить процесс.