Битрикс24.Sign — сервис электронной подписи документов прямо на портале: договор отправляется клиенту или сотруднику, подписывается онлайн и хранится подписанным. Разберём, как работает подписание, какова его юридическая сила и где его применять.
Что такое Битрикс24.Sign
Sign — встроенный инструмент для подписания документов без печати и курьеров. Компания загружает документ, размещает поля для подписи и реквизитов, отправляет второй стороне, а та подписывает его онлайн — с компьютера или телефона.
- подписание договоров с клиентами (B2B и B2C);
- подписание кадровых документов с сотрудниками;
- двусторонний процесс — подписывают обе стороны;
- результат — документ с электронной подписью, хранящийся на портале.
Это убирает бумажный цикл: не нужно печатать, подписывать, сканировать и пересылать договор туда-обратно.
Как проходит подписание
Процесс выстроен как понятный маршрут документа от подготовки до готовой подписи обеих сторон.
- загрузите документ или сгенерируйте его из шаблона CRM;
- разметьте поля — куда вторая сторона впишет данные и поставит подпись;
- отправьте документ на подпись клиенту или сотруднику;
- вторая сторона получает ссылку, знакомится и подписывает;
- компания подписывает со своей стороны — документ готов.
Виды подписи и юридическая значимость
Юридическая сила подписи зависит от её типа. Sign работает с электронной подписью, а её значимость определяется законодательством об электронной подписи и соглашением сторон.
| Тип подписи | Особенности |
|---|---|
| Простая (ПЭП) | Подтверждение через SMS-код; сила при наличии соглашения сторон |
| Усиленная | Криптографическая, выше уровень доверия |
Статусы и контроль подписания
Каждый отправленный на подпись документ имеет статус, по которому видно, на каком этапе процесс. Это избавляет от звонков «вы подписали?».
- Отправлен — документ ушёл второй стороне;
- Просмотрен — получатель открыл документ;
- Подписан — обе стороны поставили подпись;
- Отклонён — сторона отказалась подписывать.
Статусы видны в интерфейсе Sign, а по документам в CRM — прямо в карточке сделки. Ответственный получает уведомления об изменениях, поэтому процесс не зависает незамеченным.
Связка с CRM и HR
Sign не работает в вакууме — он связан с остальным порталом. Это раскрывает его в двух ключевых сценариях.
- Продажи: договор генерируется из сделки, отправляется клиенту на подпись, а статус подписания виден в карточке. Сделку можно двигать по воронке в зависимости от подписания;
- Кадры: кадровые документы подписываются с сотрудниками электронно, что ускоряет оформление и хранит всё в одном месте.
Такая интеграция превращает подписание из отдельного действия в часть сквозного процесса — от заявки до подписанного договора.
Хранение подписанных документов
Подписанные документы остаются на портале и привязаны к сделке или сотруднику. Это удобно для последующего поиска и аудита.
- подписанный файл хранится на Диске и в карточке элемента CRM;
- виден журнал: кто, когда и с каким статусом действовал;
- документ можно скачать для передачи в бухгалтерию или архив.
Итог
Битрикс24.Sign убирает бумажный цикл подписания: документ генерируется из CRM, отправляется на подпись клиенту или сотруднику, подписывается онлайн и хранится с журналом статусов. Это ускоряет закрытие сделок и оформление кадровых документов, а вопросы юридической значимости решаются соглашением сторон.
Мы помогаем подключить и настроить электронное подписание, связать его с воронками продаж и кадровыми процессами, подготовить шаблоны документов. Если подписание договоров тормозит сделки — покажем, как перевести его в онлайн.
Частые вопросы
Что такое Битрикс24.Sign?
Это встроенный сервис электронной подписи документов на портале: договоры и кадровые документы отправляются на подпись и подписываются онлайн, без печати и пересылки бумаги.
Нужно ли клиенту быть пользователем портала?
Обычно нет. Вторая сторона получает ссылку, знакомится с документом и подписывает его, подтверждая личность, например кодом из SMS.
Имеет ли электронная подпись юридическую силу?
Да, при соблюдении требований законодательства об электронной подписи и наличии соглашения сторон. Конкретный сценарий стоит согласовать с юристом.
Как понять, что документ подписан?
У документа есть статусы: отправлен, просмотрен, подписан, отклонён. Ответственный получает уведомления, а по сделкам статус виден прямо в карточке CRM.
Можно ли подписывать документы с сотрудниками?
Да, Sign применяется и для кадрового документооборота — электронного подписания документов с сотрудниками, что ускоряет оформление.
Где хранятся подписанные документы?
На Диске и в карточке элемента CRM или сотрудника, с журналом действий. Документ можно скачать для передачи в бухгалтерию или архив.
Можно ли отправить на подпись документ из сделки?
Да. Договор генерируется из сделки по шаблону, отправляется клиенту на подпись, а статус подписания отображается в карточке сделки.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.