Генератор документов CRM в Битрикс24 создаёт готовые счета, договоры и акты прямо из карточки сделки, подставляя данные клиента в шаблон. Разберём, как устроены шаблоны, какие поля доступны и как настроить документ под фирменный стиль.
Что такое генератор документов
Генератор документов — встроенный инструмент CRM, который формирует документ по шаблону, автоматически подставляя данные из карточки: реквизиты компании и клиента, товары, суммы, даты. Менеджеру не нужно копировать реквизиты вручную — он нажимает кнопку и получает заполненный файл.
- документы создаются из карточки сделки, лида, контакта или компании;
- готовый файл сохраняется на Диске CRM и привязывается к элементу;
- его можно скачать в
PDFили.docx, отправить клиенту или распечатать.
Это резко снижает число ошибок в реквизитах и ускоряет выставление документов.
Как устроены шаблоны
Шаблон — это документ с плейсхолдерами (полями-подстановками), на месте которых при генерации появляются реальные данные. Шаблоны настраиваются в разделе CRM в настройках генератора документов.
Плейсхолдер выглядит как поле в фигурных скобках. При генерации система заменяет его значением из карточки.
| Группа полей | Что подставляется |
|---|---|
| Моя компания | Название, ИНН, КПП, банковские реквизиты продавца |
| Клиент | Реквизиты контакта или компании из сделки |
| Товары | Таблица позиций, количество, цена, сумма, НДС |
| Сделка | Номер, дата, ответственный, пользовательские поля |
Создание своего шаблона
Штатные шаблоны счёта и акта подходят для старта, но под свои договоры почти всегда нужен собственный. Порядок создания:
- подготовьте документ в офисном редакторе с нужной вёрсткой;
- вставьте плейсхолдеры в местах, где должны появиться данные;
- загрузите файл как шаблон в настройках генератора документов CRM;
- сопоставьте поля и проверьте генерацию на тестовой сделке.
Логотип, печать и подпись
Документ должен выглядеть фирменно. Генератор позволяет добавить в шаблон элементы оформления, которые подставляются автоматически.
- Логотип компании — в шапку документа;
- факсимиле печати — изображение печати организации;
- подпись ответственного — факсимиле подписи руководителя или менеджера.
Эти изображения загружаются в реквизитах компании и попадают в документ при генерации. Клиент получает готовый файл, который выглядит подписанным, без ручной работы. Для юридически значимой подписи используется отдельный инструмент — электронная подпись.
Нумерация и хранение документов
Каждому сгенерированному документу присваивается номер по заданному шаблону нумерации. Это важно для учёта и отсутствия дублей.
- формат номера настраивается — префикс, разделители, счётчик;
- документы хранятся в карточке сделки и на Диске CRM;
- по элементу видна вся история созданных документов.
Такой порядок даёт прозрачность: по любой сделке видно, какие счета и договоры выставлялись и когда. Это удобно и для менеджера, и для бухгалтерии.
Автоматизация выставления документов
Генерацию документов можно встроить в бизнес-процессы. Роботы CRM способны создавать документ автоматически при переходе сделки на нужную стадию — например, счёт при попадании в стадию «Выставление счёта».
- робот формирует документ по шаблону без участия менеджера;
- файл сразу можно отправить клиенту по почте или в мессенджере;
- снижается человеческий фактор и ускоряется цикл продаж.
Итог
Генератор документов CRM превращает выставление счетов, договоров и актов в нажатие кнопки: данные подставляются из карточки, документ оформляется в фирменном стиле, получает номер и сохраняется в истории сделки. А роботы позволяют формировать документы автоматически на нужных стадиях воронки.
Мы настраиваем шаблоны под ваши договоры и реквизиты, подключаем логотип, печать и подпись, встраиваем генерацию в автоматизацию продаж. Если менеджеры до сих пор заполняют реквизиты вручную — покажем, как избавиться от этой рутины.
Частые вопросы
Откуда генератор берёт данные для документа?
Из карточки CRM: реквизиты продавца — из раздела «Мои реквизиты», данные клиента, товары и суммы — из сделки, контакта или компании.
Можно ли загрузить свой шаблон договора?
Да. Подготовьте документ с плейсхолдерами в офисном редакторе и загрузите его как шаблон в настройках генератора документов CRM.
В каких форматах сохраняется документ?
Готовый документ можно скачать в PDF или docx, отправить клиенту или распечатать. Файл также сохраняется на Диске CRM и привязывается к сделке.
Как добавить печать и подпись в документ?
Загрузите факсимиле печати и подписи в реквизитах компании — они автоматически подставятся в шаблон при генерации. Для юридически значимой подписи используйте электронную подпись.
Присваивается ли документам номер?
Да, каждому документу присваивается номер по настраиваемому шаблону нумерации с префиксом и счётчиком, что исключает дубли и упрощает учёт.
Можно ли создавать документы автоматически?
Да, роботы CRM могут генерировать документ при переходе сделки на нужную стадию — например, счёт на стадии выставления счёта — без участия менеджера.
Где хранятся сгенерированные документы?
В карточке сделки и на Диске CRM. По элементу видна вся история созданных документов с датами.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.