Битрикс24.Диск — это встроенное файловое хранилище портала, где живут документы сотрудников, групп и CRM. Разберём, как устроены личный и общий диски, версии, корзина и внешний доступ, чтобы файлы не терялись и не утекали.
Что такое Битрикс24.Диск
Диск — это не отдельное приложение, а слой хранения, пронизывающий весь портал. Любой файл, прикреплённый к задаче, чату, новости живой ленты или элементу CRM, физически лежит на Диске. Поэтому понимание его структуры важнее, чем кажется: от неё зависят и порядок в документах, и безопасность.
Диск делится на несколько уровней хранения:
- Мой Диск — личное пространство пользователя, к которому по умолчанию нет доступа у коллег;
- Диск группы (проекта) — общее пространство рабочей группы, доступное её участникам;
- Общий Диск компании — папки, которые администратор открывает для отделов или всего портала;
- Диск CRM — файлы, привязанные к сделкам, лидам и компаниям.
Такое разделение позволяет одному сотруднику хранить черновики у себя, а согласованные версии выкладывать в общий доступ, не смешивая личное и рабочее.
Личный и общий диск: в чём разница
Главное отличие — в границах видимости и в том, кто управляет правами. На личном Диске владелец сам решает, кому дать доступ. На общем Диске правами управляет администратор портала или ответственный за папку.
| Параметр | Мой Диск | Общий Диск |
|---|---|---|
| Кто видит по умолчанию | Только владелец | Назначенные пользователи и отделы |
| Кто управляет правами | Владелец | Администратор / ответственный |
| Учёт квоты | В общем объёме портала | В общем объёме портала |
| Типовое назначение | Черновики, личные файлы | Регламенты, шаблоны, готовые документы |
Версии файлов и корзина
Диск ведёт историю версий для документов. Каждое сохранение через онлайн-редактор или загрузка файла с тем же именем создаёт новую версию, а предыдущие остаются доступны. Это спасает, когда кто-то случайно перезаписал согласованный договор.
- открыть историю можно из контекстного меню файла — пункт
Версии; - любую версию можно скачать или сделать текущей кнопкой Восстановить;
- удалённые файлы сначала попадают в Корзину, откуда их можно вернуть до окончательной очистки.
Глубина хранения версий и срок жизни корзины зависят от тарифа и настроек портала. В коробочной версии это регулируется настройками модуля disk в административной части.
Доступ и публичные ссылки
Поделиться файлом можно двумя способами: пригласить конкретных сотрудников с нужным уровнем прав или создать внешнюю (публичную) ссылку. Публичная ссылка работает без авторизации на портале — по ней документ откроет любой, кому вы её отправите.
- В меню файла выберите
Поделиться ссылкой; - при необходимости задайте срок действия и права (просмотр или редактирование);
- скопируйте ссылку и передайте контрагенту.
Для внутреннего доступа используйте приглашение по сотруднику или отделу — так вы сохраняете контроль и логи. Публичные ссылки удобны для передачи файлов клиентам, но требуют аккуратности.
Квоты, объём и очистка
Объём хранилища ограничен тарифом облачного Битрикс24 или дисковым пространством сервера в коробочной версии. Когда место заканчивается, загрузка новых файлов блокируется, а работа с документами затрудняется.
| Что занимает место | Как контролировать |
|---|---|
| Старые версии документов | Периодически чистить историю версий крупных файлов |
| Файлы в корзине | Очищать корзину после проверки |
| Вложения в чатах и задачах | Удалять неактуальные вложения |
| Дубликаты | Использовать общий Диск вместо копий у каждого |
Оценить занятый объём помогает раздел статистики Диска. В коробке администратор видит нагрузку через настройки модуля и может подключить внешнее облако для разгрузки основного диска.
Практика организации хранения
Технические возможности бесполезны без дисциплины хранения. Несколько принципов, которые мы закладываем при внедрении:
- Единая структура папок на общем Диске: по отделам, по типам документов, по годам;
- Именование файлов по шаблону — дата, контрагент, тип, версия;
- Шаблоны и регламенты — в отдельной папке с правами «только чтение» для большинства;
- Рабочие черновики — на личных дисках или в группах, а готовое — на общем;
- интеграция с CRM: договоры и счёта привязывать к сделкам, чтобы они были под рукой у менеджера.
Отдельно стоит продумать права: кто может удалять, кто только читает. Об этом — в статье про права доступа к файлам и папкам.
Итог
Битрикс24.Диск — это фундамент документооборота портала: личные и общие пространства, версионирование, корзина, публичные ссылки и квоты. Грамотная структура папок и продуманные права превращают его из свалки файлов в управляемое хранилище, где документы находятся за секунды и не утекают наружу.
Мы помогаем компаниям навести порядок на Диске, настроить права, интегрировать хранение с CRM и обучить сотрудников работать по регламенту. Если файлы теряются, дублируются или доступ выдан хаотично — подскажем, как выстроить систему под ваши процессы.
Частые вопросы
Чем личный Диск отличается от общего?
Личный Диск виден только владельцу, и он сам управляет доступом. Общий Диск открывает администратор для отделов или всей компании, права там централизованы.
Можно ли восстановить удалённый файл?
Да, удалённые файлы попадают в Корзину, откуда их можно вернуть до окончательной очистки. После очистки корзины восстановление стандартными средствами невозможно.
Сохраняются ли предыдущие версии документа?
Да, Диск ведёт историю версий. Любую прошлую версию можно скачать или сделать текущей кнопкой Восстановить в меню файла.
Что такое публичная ссылка на файл?
Это внешняя ссылка, по которой документ откроется без авторизации на портале. Удобно для передачи файлов клиентам, но требует осторожности с конфиденциальными данными.
Занимают ли расшаренные файлы моё место?
Файлы, которыми вы поделились с личного Диска, продолжают занимать вашу зону хранения. Для общего доступа лучше переносить их на общий Диск компании.
Что делать, когда закончилось место на Диске?
Очистить корзину и старые версии, удалить дубликаты и неактуальные вложения, а в коробочной версии — подключить внешнее облако или расширить дисковое пространство.
Как файлы CRM связаны с Диском?
Документы, прикреплённые к сделкам, лидам и компаниям, физически хранятся на Диске CRM. Это позволяет менеджеру видеть договоры и счёта прямо в карточке сделки.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.