Настройка полей и стадий смарт-процесса

Смарт-процесс без продуманных полей и стадий превращается в свалку карточек. Правильная структура полей и понятная воронка стадий определяют, будут ли сотрудники вести процесс в CRM или снова уйдут в таблицы. Разберём, как настроить и то и другое в Битрикс24 так, чтобы данные собирались чисто, а движение по этапам было управляемым.

Где находятся настройки полей и стадий

Смарт-процесс (СПА) создаётся в разделе CRM → Настройки → Настройки CRM → Автоматизированные решения или прямо из левого меню CRM. После создания у вас появляется отдельный раздел со списком элементов, а вся конфигурация живёт в двух местах.

За поля отвечает Настройки → Пользовательские поля внутри самого смарт-процесса, а также редактор карточки элемента. За стадии — кнопка «Настроить воронки и туннели» над канбаном (режим «Канбан» в списке элементов). Важно не путать два уровня: настройки конкретного смарт-процесса и общие настройки CRM.

Системные и пользовательские поля

У любого элемента смарт-процесса уже есть набор системных полей: Название, Ответственный, Стадия, Создан/Изменён, а также опциональные Сумма, Клиент, Наблюдатели, Дата начала/завершения. Часть из них включается на этапе создания СПА галочками «Использовать сумму», «Использовать привязку к клиенту» и т.д. — если забыли, эти опции можно доставить в общих настройках смарт-процесса.

Всё остальное вы добавляете как пользовательские поля. Именно они превращают абстрактный процесс в рабочий инструмент: номер договора, тип рекламации, адрес доставки, ссылка на макет. Создавайте поле с говорящим символьным кодом — Битрикс подставит служебный вид UF_CRM_XX_..., но осмысленное название облегчит жизнь при выгрузках и в REST.

Типы полей и их параметры

Тип поля выбирается один раз и определяет, как данные хранятся и валидируются. Основные типы, которые реально используются в смарт-процессах:

У каждого поля задаются параметры: обязательное, множественное (несколько значений), показывать в фильтре и в списке, значение по умолчанию. Для типа «Список» продумайте значения заранее — удалять использованные пункты потом больно, лучше архивировать неактуальные.

Редактор карточки: порядок и разделы

Создать поле — половина дела. Второе — расставить его в карточке элемента так, чтобы менеджер не искал нужное среди десятков строк. В карточке нажмите «Настроить поля» / «Ещё → Настроить» и переходите в режим редактора.

• Группируйте поля в разделы (например «Логистика», «Документы», «Оплата») — их можно сворачивать;
• Перетаскиванием задавайте порядок: сверху то, что заполняется в первую очередь;
• Скрывайте пустые и редко используемые поля через настройку «Показывать всегда / только при наличии значения»;
• Настройте обязательные поля — карточка не сохранится, пока они пусты.

Разметка карточки сохраняется как общий вид для всех сотрудников, но пользователь может создать личное представление. При настройке «с нуля» задавайте именно общий вид — он станет стандартом для отдела.

Стадии, воронки и их типы

Стадии смарт-процесса живут внутри воронки (направления). Их несколько типов, и Битрикс различает их по цвету и смыслу:

• Промежуточные («в работе») — серо-синие столбцы, основное движение процесса;
• Успешная — зелёный финал, элемент завершён положительно;
• Провальная — красный финал, отказ или брак.

Настраиваются они в режиме канбана через «Настроить воронки и туннели»: добавляйте столбцы, переименовывайте, меняйте цвет и порядок перетаскиванием. Держите число стадий разумным — 5–8 обычно достаточно. Если этапов больше десяти, процесс, как правило, стоит разбить на две воронки или на два связанных СПА.

Смарт-процесс может иметь несколько воронок — например «Доставка по Москве» и «Доставка в регионы» с разными наборами стадий. Создать новую воронку можно там же, в списке направлений над канбаном.

Обязательные поля по стадиям и туннели

Мощный, но недооценённый инструмент — обязательные поля на переходе между стадиями. В настройках воронки для конкретной стадии задаётся: какие поля должны быть заполнены, чтобы элемент можно было перетащить дальше. Классический пример: без заполненного поля «Трек-номер» карточку нельзя перевести в стадию «Отправлено».

Это дисциплинирует ввод данных лучше любых регламентов: система физически не пускает вперёд с пустыми ключевыми полями и показывает подсказку, что именно нужно заполнить.

Между воронками настраиваются туннели — автоматический перенос элемента из финальной стадии одной воронки в стартовую стадию другой. Так собирают сквозные цепочки: закрыли «Заявку» успешно — элемент (или связанный) появляется в воронке «Производство».

Права доступа и связь с автоматизацией

Стадии — это ещё и точки контроля прав. В Настройки → Права доступа смарт-процесса можно ограничить, кто вправе переводить элементы в определённые стадии, видеть и редактировать элементы на них. Например, перевод в «Оплачено» разрешён только бухгалтерии.

Наконец, поля и стадии — фундамент для автоматизации. Роботы и триггеры запускаются на входе в стадию и часто читают или пишут именно пользовательские поля: проверяют значение «Да/Нет», подставляют дату, отправляют уведомление ответственному. Чем аккуратнее структура полей, тем проще потом строить роботов без костылей — об этом отдельная статья по автоматизации.

Итог

Настройка смарт-процесса — это связка из трёх слоёв: пользовательские поля нужного типа, удобная карточка с разделами и воронка стадий с обязательными полями на переходах и правами доступа. Спроектируйте их до запуска боевых элементов — тип поля и логику стадий менять задним числом дорого. Тогда СПА собирает чистые данные, а не превращается в свалку.

Мы в B2Bsite проектируем смарт-процессы под реальные операции клиента: описываем этапы, подбираем поля, настраиваем обязательность по стадиям, права и туннели, а затем навешиваем автоматизацию. Если нужно поднять CRM Битрикс24 с нуля или навести порядок в уже существующих процессах — поможем сделать это без хаоса в карточках.