Смарт-процесс — это ваш собственный тип объекта CRM со стадиями, полями и автоматизацией. Создать его можно за пару минут прямо в интерфейсе Битрикс24, но качество результата зависит от того, какие возможности вы включите на старте. Разберём порядок действий и подводные камни.
Что нужно проверить перед созданием
Смарт-процессы (СПА, «динамические сущности») доступны не на всех тарифах. В облачном Битрикс24 они входят в коммерческие планы уровня «Стандартный» и выше; на бесплатном тарифе раздел будет недоступен. В коробочной версии всё зависит от редакции и наличия модуля CRM.
Создавать и настраивать смарт-процессы имеет право только сотрудник с доступом к настройкам CRM — как правило, администратор портала. Обычный менеджер увидит уже готовый СПА, но не сможет менять его структуру.
Где находится раздел смарт-процессов
Перейдите в раздел CRM, затем в левом или верхнем меню откройте пункт Ещё → Настройки → Смарт-процессы. Второй путь — через шестерёнку Настройки CRM, где смарт-процессы вынесены отдельным блоком.
На открывшейся странице вы увидите список уже созданных СПА (если они есть) и кнопку «Создать смарт-процесс». Здесь же можно зайти в настройки существующего процесса, отключить или удалить его.
Каждый созданный смарт-процесс получает собственный тип объекта и уникальный числовой идентификатор (entityTypeId), под которым он фигурирует в API, роботах и правах доступа. Внутренне СПА хранятся как элементы динамических типов и живут по тем же правилам, что сделки: карточка, таймлайн, канбан.
Название и символьный код
При создании Битрикс24 попросит указать базовые атрибуты. Отнеситесь к ним внимательно: часть параметров потом менять неудобно.
- Название — как процесс будет называться в меню и заголовках (например, «Заявки на доставку»);
- Название элемента в единственном числе — подпись для одной карточки («Заявка»), она подставляется в кнопки «Создать…»;
- Символьный код — латиницей, используется в адресах и служебных ссылках; задайте осмысленный, вроде
delivery; - Иконка и цвет — визуально отделяют СПА от других разделов CRM.
Переключатели возможностей
Ключевой экран настройки — набор переключателей, определяющих, каким будет смарт-процесс. Включайте только то, что реально нужно: лишние функции загромождают карточку.
| Переключатель | Что даёт |
|---|---|
| Использовать стадии | Появляется воронка и режим канбан; без него — простой список записей |
| Клиенты | Привязка контактов и компаний к элементу СПА |
| Товары | Табличная часть с товарными позициями и суммой |
| Автоматизация | Роботы и триггеры на стадиях, бизнес-процессы |
| Наблюдатели | Дополнительные участники, видящие элемент |
| Дела и таймлайн | Звонки, задачи, комментарии в истории карточки |
Здесь же обычно включают нумерацию элементов, использование СПА в мобильном приложении и привязку к другим объектам CRM. Часть настроек — например, свои поля и стадии — вы будете дорабатывать уже после создания.
Права доступа к смарт-процессу
Смарт-процесс — полноценный объект CRM, поэтому у него собственная матрица прав. На вкладке «Права доступа» для каждой роли (администратор, руководитель, менеджер и т. д.) задаётся, что сотрудник может делать с элементами: читать, добавлять, изменять, удалять, экспортировать, менять ответственного.
Права можно ограничивать по стадиям и по признаку «свои / чужие / все» — это удобно, когда разные подразделения работают в одном СПА, но не должны видеть чужие записи. Роли берутся из общих настроек прав CRM, поэтому сначала имеет смысл навести порядок там.
Что настроить сразу после создания
После сохранения смарт-процесс появится в меню CRM, но это ещё «заготовка». Чтобы он приносил пользу, доведите его до рабочего состояния:
- Стадии воронки. Переименуйте стандартные стадии под свой процесс и раскрасьте группы «в работе», «успех», «неудача».
- Пользовательские поля. Добавьте нужные поля (сумма, срок, ссылка, список) через настройки карточки.
- Форма карточки. Расположите поля по разделам, скройте лишнее, вынесите важное наверх.
- Роботы и триггеры. Если включена автоматизация — настройте уведомления, задачи и переходы по стадиям.
Только после этого стоит массово заводить элементы и подключать коллег. Настройку полей и стадий, а также автоматизацию роботами мы разбираем в отдельных статьях этого раздела.
Создание через REST API
Если СПА нужно разворачивать программно (например, в составе тиражируемого решения), тип объекта создаётся методом crm.type.add. В нём задаются название, символьный код и те же флаги: использование стадий, клиентов, товаров, автоматизации.
После создания метод возвращает entityTypeId — по нему затем работают crm.item.add для добавления элементов и crm.item.list для выборки. Пользовательские поля СПА добавляются через userfieldconfig.* с привязкой к идентификатору типа.
crm.type.delete уничтожает все элементы смарт-процесса без корзины. На бою всегда делайте резервную копию.Итог
Создание смарт-процесса — это несколько минут в интерфейсе: раздел CRM → Настройки → Смарт-процессы, название, символьный код и набор переключателей. Но реальная ценность появляется на этапе настройки стадий, полей, автоматизации и прав доступа — именно здесь СПА превращается из пустой заготовки в рабочий инструмент.
Если процессов много или логика сложная, мы в B2Bsite спроектируем структуру смарт-процессов, настроим воронки, права и автоматизацию так, чтобы отдел работал в них без ручной рутины — от первой заявки до отчёта.
Частые вопросы
На каком тарифе доступны смарт-процессы?
В облачном Битрикс24 смарт-процессы входят в коммерческие тарифы уровня «Стандартный» и выше. На бесплатном плане раздел недоступен. В коробочной версии наличие зависит от редакции с модулем CRM.
Кто может создавать смарт-процессы?
Создавать и настраивать структуру СПА может сотрудник с доступом к настройкам CRM, обычно администратор портала. Рядовой менеджер работает только с готовыми элементами.
Обязательно ли включать стадии?
Нет. Если переключатель «Использовать стадии» выключен, смарт-процесс работает как простой список записей без воронки и канбана. Стадии нужны там, где есть последовательный процесс со сменой статусов.
Можно ли изменить символьный код после создания?
Технически поле остаётся доступным, но менять его не рекомендуется: на код могут ссылаться внешние интеграции, вебхуки и сохранённые ссылки. Продумывайте код заранее.
Сколько смарт-процессов можно создать?
Количество зависит от тарифа: на старших планах лимит выше или практически не ограничен. Точное число смотрите в описании своего тарифа в разделе управления подпиской.
Как связать смарт-процесс со сделками и товарами?
Для товаров включите переключатель «Товары» — появится табличная часть с позициями. Привязку к сделкам и другим объектам CRM настраивают через связи и поля типа «Привязка к CRM».
Что произойдёт при удалении смарт-процесса?
Удаление типа СПА безвозвратно уничтожает все его элементы вместе с историей — корзины для них нет. Перед удалением на рабочем портале обязательно делайте резервную копию.
Можно ли создать смарт-процесс через API?
Да, тип объекта создаётся методом crm.type.add, а элементы добавляются через crm.item.add. Это удобно для тиражируемых решений и массового разворачивания одинаковой структуры.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.