Согласование заявок через бизнес-процесс

Согласование заявок — самый частый сценарий бизнес-процессов в Битрикс24. Заявка на закупку, скидку или расход проходит цепочку утверждающих автоматически: каждый получает запрос, нажимает «Одобрить» или «Отклонить», а система хранит историю решений. Разберём, как собрать такой маршрут и не дать заявкам зависнуть.

Где хранить заявки на согласование

Сначала определите, где живёт заявка. От этого зависит и запуск процесса:

Для внутренних заявок чаще берут Универсальный список или смарт-процесс: там удобно задать свои поля — сумму, статью расхода, обоснование, вложение. На созданный элемент вешается последовательный бизнес-процесс с запуском «при добавлении».

Проектирование маршрута утверждений

Маршрут — это цепочка утверждающих. Прежде чем рисовать схему, опишите его словами:

1. Автор создаёт заявку.
2. Согласует непосредственный руководитель.
3. При крупной сумме подключается финансовый директор.
4. Утверждённая заявка уходит в исполнение, автор получает уведомление.

В дизайнере это собирается из действий «Утверждение документа», соединённых условиями. Для утверждающего можно указывать конкретного сотрудника, роль или руководителя автора — последнее удобно, потому что не зависит от оргструктуры конкретной заявки.

Условное согласование по сумме и типу

Реальные регламенты редко линейны — глубина согласования зависит от суммы или категории. Это решает действие «Условие»:

• Сумма < 30000 — достаточно руководителя отдела.
• 30000 ≤ Сумма < 100000 — добавляется финансовый директор.
• Сумма ≥ 100000 — плюс утверждение генерального директора.

Условия проверяются сверху вниз, поэтому располагайте пороги по возрастанию и оставляйте ветку «Иначе» на всякий случай. По аналогии строят развилки по статье расхода, подразделению или типу заявки.

Обработка отклонения и доработки

Согласование — это не только «одобрить». Нужно предусмотреть отказ и возврат на доработку:

• Если утверждающий нажал «Отклонить» — процесс уведомляет автора с комментарием и завершается либо возвращает заявку в статус «Черновик».
• Для доработки удобно действие «Запрос дополнительной информации»: автор правит данные, и процесс продолжается.
• Комментарий утверждающего сохраняйте в поле или переменную, чтобы автор понимал причину отказа.

Результат каждого утверждения (Одобрено / Отклонено) доступен в последующих условиях — на нём и строится ветвление после каждого шага.

Сроки, напоминания и эскалация

Главная боль согласований — заявки, зависшие у занятого руководителя. Против этого работают сроки и эскалация:

1. У действия «Утверждение документа» задайте срок выполнения.
2. Добавьте паузу и повторное уведомление, если решение не принято.
3. Настройте эскалацию: по истечении срока задание переходит к вышестоящему руководителю или заместителю.

Уведомления и журнал решений

Прозрачность — половина ценности электронного согласования. Настройте информирование и контроль:

• Уведомления на каждом ключевом шаге: автору — о статусе, следующему согласующему — о поступившей заявке.
• Журнал бизнес-процесса фиксирует, кто и когда принял решение, с каким комментарием — это готовая история для аудита.
• Итоговый статус и дату согласования записывайте в поля заявки действием «Изменение документа», чтобы данные были видны в списке без открытия процесса.

Итог

Согласование заявок в Битрикс24 собирается из простого набора: список или смарт-процесс для хранения, последовательный процесс с цепочкой «Утверждение документа», условия по сумме и типу, обработка отказа с возвратом на доработку и обязательная эскалация по срокам. Журнал хранит все решения, а уведомления держат участников в курсе. Такой маршрут заменяет переписку в почте и устные договорённости управляемым регламентом.

Мы в B2Bsite настраиваем согласования под конкретные регламенты компании: прописываем пороги, маршруты, права и эскалацию, подключаем замещения и уведомления. В результате заявки перестают теряться, а руководители принимают решения в один клик.