Бизнес-процессы в списках и на Диске

Бизнес-процессы Битрикс24 живут не только в CRM. Два недооценённых места их применения — Списки (универсальные справочники и реестры) и Диск (согласование файлов и документов). Здесь процессы закрывают внутренний документооборот, которому не место в воронке продаж.

Где ещё работают бизнес-процессы

Помимо CRM, дизайнер бизнес-процессов доступен в нескольких разделах портала. Два самых практичных — Списки и Диск.

• Списки — универсальный инструмент для реестров: договоры, заявки на закупку, база оборудования, справочник контрагентов. По сути это настраиваемые таблицы с полями любого типа, к которым можно прикрутить процесс.
• Диск — файловое хранилище, где процесс запускается на конкретном документе: согласование договора, утверждение макета, приёмка акта.

Оба варианта используют тот же дизайнер, что и CRM, но привязываются к своим типам элементов — записи списка и файлу соответственно.

Настройка процесса для Списка

Чтобы включить автоматизацию для списка, у него должны быть включены бизнес-процессы в настройках. После этого в дизайнере для этого списка доступны два типа шаблонов — последовательный и со статусами.

1. создаём список в разделе Ещё → Списки (или в рабочей группе);
2. в настройках списка включаем бизнес-процессы;
3. открываем дизайнер и строим шаблон, обращаясь к полям списка как к полям документа;
4. задаём автозапуск при создании и/или изменении элемента.

Поля списка доступны в действиях так же, как поля сделки в CRM: через селектор «Вставить значение» и ссылку вида {=Document:PROPERTY_NAME}.

Типовые сценарии на Списках

Списки с процессами закрывают внутренние регламенты, которые раньше жили в почте и Excel. Несколько рабочих примеров:

Главное преимущество — заявка становится записью с историей: видно, кто согласовал, когда и с каким комментарием, а статус меняется автоматически по ходу процесса.

Согласование документов на Диске

На Диске бизнес-процесс запускают прямо на файле: правой кнопкой по документу — Бизнес-процессы. Это удобно для утверждения договоров, макетов, регламентов, где предметом согласования является сам файл.

• процесс рассылает документ согласующим по очереди или параллельно;
• каждый оставляет решение «одобрено» / «на доработку» с комментарием;
• по итогам файл получает статус, а инициатор — уведомление.

В отличие от списков, здесь процесс оперирует не набором полей, а файлом и его свойствами, поэтому основные действия — согласование, ознакомление и уведомление, а не изменение множества полей.

Последовательный или статусный шаблон

И в Списках, и на Диске доступны два вида шаблонов, и выбор зависит от характера регламента.

Для разовых заявок обычно берут последовательный шаблон, для долгоживущих реестров (договоры, активы) — статусный, где на каждом статусе доступны свои команды и действия.

Ограничения и на что обратить внимание

Автоматизация Списков и Диска мощная, но у неё есть рамки, о которых стоит знать заранее.

• Права доступа. Процесс на списке видит только те элементы, к которым у инициатора есть доступ; на Диске важны права на папку и файл.
• Облако и коробка. В облачном Битрикс24 набор действий стандартный; в коробочной версии его можно расширять своими действиями, но это уже разработка.
• Массовые операции. Списки не рассчитаны на десятки тысяч записей с тяжёлыми процессами — для больших объёмов лучше CRM-сущности или смарт-процессы.
• Мобильность. Согласование доступно в мобильном приложении, но сложные формы параметров на телефоне заполнять неудобно.

Итог

Списки и Диск расширяют бизнес-процессы за пределы продаж: Списки автоматизируют внутренние реестры и заявки, а Диск — согласование документов как файлов. Тот же дизайнер, те же типы шаблонов, но привязка к записи справочника или к документу. Правильный выбор между последовательным и статусным шаблоном и внимание к правам доступа делают такую автоматизацию надёжной.

Мы в B2Bsite настраиваем внутренний документооборот на Списках и Диске: от структуры реестра до многоступенчатых согласований и напоминаний о сроках. Если внутренние заявки до сих пор ходят по почте, поможем перенести их на портал и автоматизировать.