Как работать с заказами в Битрикс: гайд для менеджера

Заказ в 1С-Битрикс — это рабочий документ менеджера, а не просто строка в таблице. За ним стоят оплаты, отгрузки, состав, статусы и история изменений. Разберём весь маршрут: от списка заказов и фильтров до карточки, смены статуса и типовых сценариев обработки в административной части.

Список заказов: где он и как устроен

Основной инструмент менеджера — раздел Магазин → Заказы в административной части. Это таблица, где каждая строка — отдельный заказ с ключевыми полями: номер, дата создания, покупатель, сумма, статус, флаги оплаты и отгрузки. Раздел работает на модуле sale, поэтому доступен только в редакциях с функциями магазина.

Набор колонок настраивается под себя: нажмите шестерёнку в шапке списка и включите нужные поля — тип плательщика, службу доставки, ответственного менеджера, дату оплаты. Настройка запоминается per-пользователь, поэтому каждый сотрудник видит удобную ему раскладку. Там же задаётся число строк на странице — для нагруженного магазина лучше не ставить 500, чтобы список не тормозил.

Фильтры и поиск нужного заказа

Быстро найти заказ среди тысяч — задача фильтра над списком. Он поддерживает готовые условия и произвольные комбинации полей, которые сохраняются в именованные пресеты. Типовые фильтры, которые стоит завести менеджеру:

• Новые неоплаченные — статус «Принят» и флаг оплаты «Нет»: заказы, требующие внимания в первую очередь.
• Оплачены, но не отгружены — оплата «Да», отгрузка «Нет»: очередь на сборку и передачу в доставку.
• Мои заказы — фильтр по полю «Ответственный», чтобы видеть только свою нагрузку.
• За период — по дате создания или дате оплаты для сверки и отчётности.

Поиск по номеру заказа, ФИО, телефону или email покупателя выведет конкретную сделку. Учтите: заказ ищется по данным свойств (например, свойство «Телефон»), поэтому корректность поиска зависит от того, как настроены свойства заказа в вашем магазине.

Карточка заказа: из чего она состоит

Клик по заказу открывает карточку — центральный экран, где менеджер видит и меняет всё. Логически она разбита на блоки, и понимать их структуру важно: в 1С-Битрикс заказ состоит из нескольких сущностей, а не из одного «тела».

Ключевой момент новой архитектуры: оплата и отгрузка — отдельные объекты внутри заказа. Один заказ может иметь несколько оплат (например, аванс и доплату) и несколько отгрузок (частичная поставка). Поэтому «оплачен» и «отгружен» — это не одно поле, а состояние соответствующих объектов.

Статусы заказа и их смена

Статус — это стадия обработки заказа в вашем бизнес-процессе: «Принят», «В обработке», «Комплектуется», «Выполнен» и так далее. Набор статусов настраивается в Магазин → Настройки → Статусы заказов, а менеджер в карточке лишь переключает текущий статус выпадающим списком.

Смена статуса — не косметика. К статусам привязаны права доступа (кто из групп может видеть и менять заказ на этой стадии) и почтовые/SMS-события: при переходе на нужный статус покупателю уходит уведомление по шаблону из Магазин → Настройки → Уведомления. Поэтому менять статус нужно осознанно.

Оплата и отгрузка: как отмечать

Два действия, которые менеджер выполняет чаще всего, — подтверждение оплаты и отметка отгрузки. Оба делаются в соответствующих блоках карточки, а не общим переключателем.

1. Оплата. В блоке «Оплата» выберите платёжную систему и переведите флаг оплаты в «Да». Если оплата прошла через онлайн-эквайринг, флаг обычно выставляется автоматически по колбэку платёжной системы — вручную его трогают при оплате по счёту, наличными или при сверке.
2. Резерв. После оплаты (или сразу при создании — зависит от настроек) товар резервируется на складе. Проверьте, что резерв встал, иначе позицию могут «увести» в другой заказ.
3. Отгрузка. В блоке «Отгрузка» укажите службу доставки, при необходимости трек-номер и переведите статус в «Отгружено». Это списывает товар со склада и фиксирует факт передачи.

Разделение оплаты и отгрузки на самостоятельные объекты позволяет корректно вести частичные сценарии: заказ оплачен наполовину, отгружен одной из двух позиций, довезён позже. Общий флаг «оплачен/отгружен» по заказу вычисляется из состояния этих объектов.

Комментарии, ответственный и история

Заказ ведёт не один человек, поэтому важно фиксировать контекст. Для этого в карточке есть несколько инструментов.

• Комментарий менеджера — внутреннее поле, не видимое покупателю. Сюда пишут договорённости по срокам, замены товара, причину скидки.
• Комментарий покупателя — то, что клиент указал при оформлении; менеджер его читает, но не редактирует.
• Ответственный — сотрудник, закреплённый за заказом. По этому полю удобно фильтровать нагрузку и разграничивать зоны ответственности.
• История изменений — журнал, где видно, кто и когда менял статус, оплату, состав. Незаменим при разборе спорных ситуаций.

Приучите команду писать комментарии при каждом нестандартном действии: ручной правке состава, отмене, переносе даты. Это дешевле любой CRM-интеграции и снимает 90% вопросов «а что тут было».

Типовые сценарии обработки

Соберём отдельные действия в рабочие маршруты, которые менеджер проходит ежедневно.

1. Новый онлайн-заказ. Пришёл со статусом «Принят», оплата подтянулась от эквайринга. Проверяете состав и адрес, ставите ответственного, переводите в «В обработке» → «Комплектуется», отмечаете отгрузку, закрываете как «Выполнен».
2. Заказ по счёту (B2B). Создан менеджером или клиентом, оплата «Нет». Выставляете счёт, ждёте платёж, вручную ставите оплату «Да», дальше — как обычно.
3. Правка состава. Клиент попросил убрать позицию — редактируете корзину в карточке, система пересчитывает сумму и скидки; фиксируете причину в комментарии.
4. Отмена. Переводите заказ в «Отменён», указываете причину — резерв снимается, товар возвращается в остаток.

Итог

Работа менеджера с заказами в 1С-Битрикс строится на трёх опорах: список с фильтрами, чтобы видеть очередь дел; карточка, где заказ разложен на состав, оплаты и отгрузки; и статусы, которые двигают заказ по процессу и запускают уведомления. Понимая, что оплата и отгрузка — самостоятельные объекты, менеджер уверенно ведёт частичные и нестандартные сценарии и не ломает резервы и обмен с 1С.

Если стандартной логики заказов не хватает — нужны свои статусы, автоматическая смена стадий, интеграция с 1С или ускорение раздела на больших объёмах — мы в B2Bsite настраиваем и дорабатываем модуль заказов под ваш процесс: от полей карточки и прав доступа до обмена и производительности.