Персональные данные клиентов — телефоны, e-mail, адреса — попадают под 152-ФЗ. RetailCRM хранит их централизованно, и задача магазина — организовать сбор согласий, разграничить доступ и уметь удалять данные по запросу.
Какие данные в CRM относятся к персональным
Под персональными данными понимается информация, по которой можно идентифицировать человека. В карточке клиента RetailCRM это, как правило:
- ФИО, пол, дата рождения;
- телефоны и адреса электронной почты;
- адреса доставки;
- аккаунты в мессенджерах и соцсетях;
- история заказов, привязанная к личности.
Согласия на обработку и рассылки
Важно различать два разных согласия: на обработку персональных данных и на получение рекламных рассылок. Второе регулируется ещё и законом «О рекламе» и требует отдельного подтверждения.
| Согласие | Зачем | Где фиксировать |
|---|---|---|
| На обработку ПДн | Законное основание хранить данные | Форма заказа, флажок на сайте |
| На рассылки | Право слать рекламу по e-mail/SMS | Пользовательское поле, тег |
Статус согласия на рассылку удобно хранить в отдельном пользовательском поле клиента и учитывать его при формировании сегментов для рассылок.
Хранение согласий в системе
RetailCRM не навязывает единственный способ — на практике согласия фиксируют через пользовательские поля и теги. Полезно хранить не только факт, но и дату и источник согласия:
- заведите поле
Согласие на рассылку(флажок); - добавьте поле
Дата согласия(дата); - при необходимости — поле с источником (сайт, оператор, импорт);
- используйте эти поля как условие в сегментах рассылок.
Так вы всегда можете показать, на каком основании и когда клиент дал согласие.
Разграничение доступа к данным
152-ФЗ обязывает ограничивать доступ к ПДн кругом лиц, которым он нужен по работе. В RetailCRM это решается системой прав:
- группы пользователей с разным набором прав;
- ограничение видимости клиентов и заказов по ответственным или магазинам;
- журналирование действий операторов;
- отключение доступа к экспорту для рядовых сотрудников.
Удаление и отзыв согласия
Субъект вправе отозвать согласие и потребовать удалить свои данные. Магазин должен уметь это исполнить:
- снять согласие на рассылку — обновить соответствующее поле, и клиент выпадет из сегментов рассылок;
- по запросу на удаление — обезличить или удалить профиль с учётом требований к хранению документов по сделкам;
- зафиксировать факт обработки запроса.
Технически часть операций удобно автоматизировать через API — например, массовую отметку отозванных согласий.
Организационные меры и ответственность
Технических настроек CRM недостаточно — 152-ФЗ требует и организационных мер. CRM в них встраивается как система обработки, но политику определяет компания.
- назначьте ответственного за обработку персональных данных;
- опубликуйте на сайте политику обработки ПДн и ссылайтесь на неё в формах;
- заключайте с подрядчиками (например, службами рассылок) соглашения о поручении обработки;
- ограничьте срок хранения данных клиентов, которым они больше не нужны.
| Мера | Роль CRM |
|---|---|
| Учёт согласий | Хранит поля и даты согласий |
| Разграничение доступа | Права и группы операторов |
| Реакция на запросы | Удаление или обезличивание профиля |
Итог
Соответствие 152-ФЗ в RetailCRM — это не одна кнопка, а связка мер: раздельные согласия на обработку и рассылки, их фиксация в полях, разграничение доступа операторов и процедура удаления по запросу. Настроенные поля согласий и права снижают юридические риски и повышают качество базы. Мы помогаем выстроить эту модель при внедрении и настройке RetailCRM с нуля.
Частые вопросы
Какие данные клиента подпадают под 152-ФЗ?
ФИО, телефоны, e-mail, адреса доставки, аккаунты в мессенджерах и история заказов, привязанная к личности. Всё это персональные данные, требующие законного основания обработки.
Чем согласие на рассылку отличается от согласия на обработку ПДн?
Согласие на обработку даёт право хранить данные, а согласие на рассылку — право отправлять рекламу. Второе регулируется ещё и законом о рекламе и запрашивается отдельно.
Где хранить статус согласия на рассылки?
Удобно в отдельном пользовательском поле-флажке с датой согласия. Это поле затем используется как условие в сегментах для рассылок.
Как ограничить доступ операторов к персональным данным?
Через систему прав и групп пользователей: ограничивайте видимость клиентов по ответственным, отключайте экспорт рядовым сотрудникам и ведите журнал действий.
Как исполнить запрос на удаление данных?
Профиль обезличивают или удаляют с учётом сроков хранения документов по сделкам, а факт обработки запроса фиксируют. Массовые операции можно автоматизировать через API.
Что делать при отзыве согласия на рассылку?
Снимите флажок согласия в карточке — клиент автоматически выпадет из сегментов рассылок, и рекламные сообщения ему отправляться не будут.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.