Подготовка файла для импорта

Девять из десяти проблем импорта рождаются в файле, а не в RetailCRM. Кривая кодировка, разнобой телефонов, лишние пробелы — и загрузка ломается или плодит дубли. Разберём, как подготовить CSV, который встанет с первого раза.

Формат, кодировка и разделитель

RetailCRM принимает CSV в кодировке UTF-8. Самая частая ошибка — сохранить файл из Excel в кодировке Windows-1251: кириллица превратится в «кракозябры».

• Сохраняйте как CSV UTF-8 (разделители — запятые) или пересохраняйте через текстовый редактор в UTF-8.
• Разделитель — ; (точка с запятой); проверьте, что внутри значений его нет.
• Текст с запятыми, переносами и кавычками заключайте в двойные кавычки.

Заголовки колонок

Первая строка файла — заголовки. От их ясности зависит, насколько быстро вы сопоставите колонки с полями RetailCRM в мастере импорта.

Давайте колонкам однозначные названия и не объединяйте разные данные в одну ячейку (например, «Иван Петров, +7900…»). Одна колонка — один тип данных.

Если имя и фамилия в источнике лежат в одном столбце, разбейте их на firstName и lastName заранее — в RetailCRM это разные поля, и потом делить их массово неудобно. То же с адресом: город, улицу и индекс лучше развести по отдельным колонкам, если планируете фильтры и расчёт доставки по регионам.

Нормализация телефонов и email

Телефон — главный ключ дедупликации, поэтому его приводят к единому виду до импорта. Формат +7XXXXXXXXXX без пробелов, скобок и дефисов.

1. Уберите форматирование: +7 (900) 123-45-67 → +79001234567.
2. Приведите ведущую «8» к «+7».
3. Разделите несколько телефонов клиента в отдельные значения, а не в одну строку.

Даты, суммы и числа

Разнобой в датах и числах ломает сортировку и аналитику. Приведите их к единым форматам заранее.

• Даты — в формате ГГГГ-ММ-ДД или ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ:СС.
• Суммы — без пробелов-разделителей тысяч; десятичный разделитель — точка.
• Валюта и единицы — выносите в отдельную колонку, не в ячейку с числом.

Реальные даты регистрации и создания заказов особенно важны: на них строятся RFM-анализ, когорты и отчёты по динамике. «Сегодняшняя» дата у всех записей обесценит эту аналитику.

Чистка дублей и пустых строк

Перед загрузкой файл прогоняют по чек-листу чистоты — это дешевле, чем разбирать дубли в RetailCRM потом.

• Удалите полностью пустые строки и служебные строки-итоги.
• Уберите ведущие и хвостовые пробелы в ячейках (функция СЖПРОБЕЛЫ / TRIM).
• Найдите дубли по телефону и email и объедините их заранее.
• Проверьте, что в обязательных колонках нет пропусков.

Для больших файлов удобно проверить уникальность ключа (externalId, телефон) сводной таблицей — она сразу покажет повторы.

Отдельно проверьте значения полей-справочников: статусы, типы доставки, источники в файле должны точно совпадать с теми, что заведены в RetailCRM, вплоть до регистра и пробелов. «Доставка курьером» и «Курьер» — для системы разные значения, и второе просто не подхватится. Сверьте список значений в файле со справочником CRM до загрузки.

Пробная загрузка

Финальный шаг подготовки — пробный импорт на маленькой выборке. Скопируйте 5–10 строк в отдельный файл и загрузите его.

1. Проверьте кодировку (нет «кракозябр») и разбивку по колонкам.
2. Убедитесь, что телефоны и email распознались как контакты.
3. Посмотрите отчёт импорта: все ли строки прошли без ошибок.

Если тест прошёл чисто, полный файл почти наверняка загрузится без сюрпризов. Если нет — правьте исходник, а не бейтесь с настройками импорта.

Итог

Качественный файл — половина успешного импорта. Держите UTF-8 и разделитель «;», нормализуйте телефоны в +7XXXXXXXXXX, приводите даты к ГГГГ-ММ-ДД, чистите дубли и пробелы и всегда делайте пробную загрузку.

Если данные разрознены по нескольким файлам и системам, мы поможем свести их в чистый импорт-файл и загрузить в RetailCRM без дублей — в рамках миграции данных и внедрения.