Импорт клиентов в RetailCRM

Импорт клиентов — обычно первый шаг при запуске RetailCRM. От того, насколько аккуратно перенесена база, зависит работа сегментов, рассылок, программы лояльности и всей аналитики. Разберём, как загрузить контакты через интерфейс и API, не наплодив дублей.

Где находится импорт клиентов

Загрузка базы выполняется в разделе Клиенты по кнопке «Загрузить» (иконка импорта над таблицей). RetailCRM принимает файлы в формате CSV с разделителем «точка с запятой» и кодировкой UTF-8. Excel-файлы предварительно пересохраняют как «CSV UTF-8».

Импорт работает в двух режимах: создание новых клиентов и обновление существующих. Режим определяется по ключу сопоставления — чаще всего это externalId, email или телефон. Если ключ найден, запись обновляется; если нет — создаётся новая.

Какие поля переносить

Минимально полезная карточка клиента — это имя, телефон и email. Но RetailCRM хранит и много служебных полей, которые стоит заполнить сразу, чтобы не возвращаться к базе повторно.

Поле externalId — ваш якорь. Если сохранить в нём идентификатор клиента из прежней системы, повторные импорты и синхронизация с сайтом не создадут дублей, а обновят уже существующие карточки.

Как RetailCRM борется с дублями

Дубли — главная угроза при импорте. RetailCRM ищет совпадения по нескольким признакам, но логику нужно понимать заранее.

• По externalId — самый надёжный вариант: обновляется ровно та карточка, у которой совпал внешний ID.
• По телефону и email — включается поиск похожих клиентов; при совпадении система предложит объединить.
• Ручное объединение — в карточке есть блок «Похожие клиенты» и действие «Объединить дубли» с выбором главной записи.

Чтобы автоматика сработала, приведите телефоны к единому виду ещё в файле: уберите скобки, пробелы и дефисы, приведите к формату +7XXXXXXXXXX. Разнобой «8 (900)…» и «+7 900…» система считает разными номерами.

Теги, сегменты и корпоративные клиенты

Сразу при импорте удобно раскладывать базу по группам. Столбец tags принимает несколько меток через запятую — например опт, постоянный, из_instagram. По этим тегам затем строятся динамические сегменты.

Для B2B в RetailCRM есть отдельная сущность — корпоративный клиент (компания с несколькими контактными лицами). Розничные контакты и компании загружаются разными файлами: у корпоративных используются поля nickName (название компании) и привязка контактов. Не пытайтесь смешать физлиц и юрлиц в одной выгрузке.

1. Сначала грузим корпоративных клиентов (компании).
2. Затем — контактных лиц с указанием компании.
3. Проверяем, что связи «компания → контакт» проставились.

Импорт через API для больших баз

Интерфейс комфортен до нескольких десятков тысяч строк. Для крупных баз и регулярной синхронизации используют REST API v5 и метод пакетной загрузки клиентов.

Запрос отправляется на POST /api/v5/customers/upload, тело — массив клиентов в JSON (до 50 карточек за вызов), авторизация по заголовку X-API-KEY.

POST /api/v5/customers/upload
X-API-KEY: ваш_ключ
customers=[{"externalId":"1024","firstName":"Иван","phones":[{"number":"+79001234567"}],"email":"ivan@mail.ru"}]

В ответе приходит массив соответствий id ↔ externalId — сохраните его, чтобы связать записи RetailCRM с вашей исходной базой. Соблюдайте лимиты запросов, иначе получите ответ 429 Too Many Requests.

Через API удобно поддерживать и регулярную синхронизацию: когда клиент регистрируется на сайте или меняет телефон, изменение сразу уходит в RetailCRM тем же методом. Тогда база в CRM всегда актуальна, а разовый импорт нужен только на старте. Для разбора ответов и повторной отправки сбойных карточек логируйте тело каждого запроса — это упрощает отладку интеграции.

Что проверить после загрузки

Импорт завершается отчётом: сколько строк создано, сколько обновлено, сколько пропущено с ошибками. Не закрывайте его, не прочитав.

• Совпадает ли число клиентов в отчёте с ожидаемым количеством строк в файле.
• Нет ли «кракозябр» в именах — верный признак неверной кодировки.
• Проставились ли телефоны и email как контактные данные, а не просто текст.
• Работают ли фильтры по тегам и датам регистрации.

Отдельно прогоните поиск дублей по нескольким известным клиентам — так вы поймёте, корректно ли сработала дедупликация на реальных данных.

Отчёт об ошибках выгружается отдельным файлом со списком сбойных строк и причиной. Не игнорируйте его: исправьте эти строки в исходнике и догрузите повторно, а не заводите руками. Так вы не потеряете часть базы и сохраните единый ключ сопоставления для всех записей.

Итог

Успешный импорт клиентов держится на трёх вещах: чистый CSV в UTF-8, продуманный ключ сопоставления (лучше externalId) и нормализованные телефоны. Пробная загрузка и разбор отчёта об ошибках экономят часы на разбор дублей потом.

Если база большая, разнородная или собрана из нескольких источников, мы поможем свести её в один файл, настроить дедупликацию и перенести без потерь — в рамках внедрения RetailCRM и услуги миграции данных.