Импорт заказов из файла

Импорт заказов сложнее импорта клиентов: у заказа есть товарные позиции, статусы, оплаты и привязка к покупателю. Разберём, как перенести историю продаж в RetailCRM так, чтобы сохранить суммы, состав и связи с клиентами.

Структура файла заказов

Заказ в CSV — это «плоская» таблица, где одна строка описывает один заказ или одну товарную позицию заказа. RetailCRM поддерживает вариант, когда несколько строк с одним number (номером заказа) объединяются в один заказ с несколькими товарами.

Привязка заказов к клиентам

Правильный порядок — сначала клиенты, потом заказы. Если импортировать заказы первыми, RetailCRM создаст покупателей автоматически из данных заказа, но карточки получатся неполными.

1. Загружаем базу клиентов с заполненным externalId.
2. В файле заказов ссылаемся на клиента по телефону, email или customer.externalId.
3. Проверяем, что заказы «легли» в существующие карточки, а не создали новых клиентов.

Если один клиент делал заказы в разных каналах, единый ключ (телефон в формате +7) соберёт всю историю в одну карточку — это основа для RFM-анализа и программы лояльности.

Маппинг статусов

В RetailCRM статусы объединены в группы: новый, согласование, комплектация, доставка, выполнен, отменён. При импорте каждый статус из старой системы нужно сопоставить со статусом RetailCRM — иначе воронка и отчёты будут перекошены.

Суммы, оплаты и доставка

Сумма заказа в RetailCRM обычно считается из товарных позиций. Если в файле есть и позиции, и итоговая сумма, они не должны противоречить друг другу. Для скидок используйте отдельные поля скидки на позицию или на заказ.

• Оплаты — тип (нал/безнал/онлайн) и статус (оплачен/не оплачен) переносятся отдельными полями.
• Доставка — тип доставки, адрес и стоимость; для исторических заказов достаточно типа и адреса.
• Валюта — если продавали в нескольких валютах, укажите её явно.

Для завершённых заказов детальную интеграцию с доставкой восстанавливать не нужно — трек-номера и расчёты актуальны только для активных отгрузок.

Отдельного внимания требует источник заказа (сайт, маркетплейс, звонок, соцсеть). Если перенести его в поле источника RetailCRM, аналитика по каналам сразу заработает на исторических данных, а не только на новых заказах. То же касается ответственного менеджера: сохраните его, чтобы отчёты по сотрудникам охватывали и перенесённый период.

Загрузка через API

Большой объём истории удобнее грузить через REST API. Метод POST /api/v5/orders/upload принимает до 50 заказов за запрос вместе с товарными позициями внутри каждого заказа.

POST /api/v5/orders/upload
X-API-KEY: ваш_ключ
orders=[{"externalId":"5567","status":"complete","customer":{"externalId":"1024"},
  "items":[{"initialPrice":1990,"quantity":2,"offer":{"article":"ART-15"}}]}]

Товар в позиции лучше указывать через offer с артикулом или внешним ID — тогда позиция свяжется с каталогом. Если каталог ещё не загружен, товары создадутся как «свободные» и не привяжутся к номенклатуре.

Большие объёмы истории грузят пачками с паузами между запросами и логированием ответов. RetailCRM вернёт по каждому заказу его id и externalId — сверьте, что число успешно созданных заказов совпадает с ожидаемым. Сбойные заказы из ответа складывайте в отдельный файл и разбирайте адресно, а не перезапускайте всю выгрузку целиком.

Проверка перенесённых заказов

После импорта сверьте ключевые метрики со старой системой — это быстрый способ поймать ошибки маппинга.

• Совпадает ли количество заказов и суммарная выручка за период.
• Верно ли распределились заказы по статусам и по датам.
• Привязались ли заказы к клиентам, а не создали дубли покупателей.
• Собрались ли товарные позиции в корректные суммы заказов.

Расхождение выручки на 1–2% обычно объясняется округлением и скидками; расхождение в разы — это ошибка сопоставления полей, которую надо чинить до боевого запуска.

Итог

Импорт заказов — это перенос не только строк, но и связей: заказ ↔ клиент, позиция ↔ товар, статус ↔ группа статусов. Соблюдайте порядок «клиенты → каталог → заказы», сохраняйте номера в externalId и сверяйте выручку по периодам.

Перенос истории продаж с сохранением сумм, статусов и связей — типовая задача нашей миграции в RetailCRM. Поможем свести выгрузку, согласовать маппинг статусов и провести тестовый импорт до боевого.