Печатная форма в МойСклад — это отдельный xls-файл с разметкой и формулами. Разберём, какие шаблоны уже встроены в сервис, чем отличается пользовательский шаблон и как подключить свой файл к конкретному типу документа.
Что такое шаблон печатной формы
Шаблон печатной формы в МойСклад — это файл Microsoft Excel формата .xls, который сочетает постоянный текст, обычные функции Excel и специальные формулы библиотеки jXLS. Когда вы нажимаете «Печать» на документе, сервис подставляет в этот файл реальные данные — реквизиты организации, контрагента, список позиций — и отдаёт готовый документ на печать или в PDF.
Такая архитектура даёт два уровня работы. На первом достаточно выбрать одну из встроенных форм. На втором — скачать шаблон, отредактировать его в Excel и подключить как пользовательский, чтобы печатать бланки в фирменном оформлении.
.xls (Excel 97–2003). Файлы .xlsx или .ods сервис не примет — при сохранении выбирайте именно «Книга Excel 97–2003».Какие формы уже встроены
Для большинства документов в МойСклад есть готовые формы, которых хватает без всякой доработки. Их состав зависит от типа документа.
| Документ | Встроенные формы |
|---|---|
| Счёт покупателю | Счёт на оплату, счёт-договор |
| Отгрузка | Товарная накладная ТОРГ-12, УПД, расходная накладная |
| Счёт-фактура | Счёт-фактура, УПД |
| Приёмка | Приходная накладная, акт приёмки |
| Розничная продажа | Товарный чек, кассовый чек |
Полный список доступных бланков виден в меню Печать у самого документа: там перечислены все формы, которые сервис умеет строить для этого типа.
Где подключается свой шаблон
Пользовательский шаблон загружается ровно там, где вы печатаете. Порядок действий одинаков для документа, списка документов и отчёта:
- Откройте нужный документ или его список.
- Нажмите кнопку
Печатьи выберите пунктНастроить… - В окне настройки нажмите «Добавить шаблон» и укажите ваш
.xls-файл. - Задайте название, под которым форма будет отображаться в меню печати.
После загрузки новая форма появляется в выпадающем списке «Печать» рядом со стандартными. Стандартные при этом никуда не деваются — можно держать и те, и другие.
Настройки → Сотрудники.Требования к файлу шаблона
Чтобы шаблон подключился без ошибок, файл должен удовлетворять нескольким требованиям:
- Формат — только
.xls. Пересохранение из современного Excel в старый формат обязательно. - Кодировка текста — UTF-8, без «битых» спецсимволов.
- Формулы jXLS — в синтаксисе
${...}, где объектoобозначает текущий документ. - Соответствие типу документа — шаблон отгрузки не подставит поля счёта, потому что набор доступных переменных у документов разный.
Проще всего гарантировать совместимость, если не создавать файл с нуля, а взять за основу готовую форму этого же документа и отредактировать её.
Область действия и организация
Загруженный шаблон привязывается к конкретному типу документа и остаётся доступен для всех записей этого типа. Если в аккаунте несколько юрлиц, реквизиты в бланк подставляются из поля организации самого документа — отдельные копии шаблона под каждое юрлицо создавать не нужно.
Полезно заранее продумать структуру форм: например, отдельный шаблон счёта с логотипом для розничного направления и упрощённый — для опта. Все они живут в одном меню печати, а сотрудник выбирает нужную форму в момент печати.
| Что привязывается к шаблону | Что подставляется динамически |
|---|---|
| Тип документа | Организация и её реквизиты |
| Название формы в меню | Контрагент, договор |
| Оформление и логотип | Позиции, суммы, НДС |
Частые ошибки при подключении
Большинство проблем при загрузке связано не с самим МойСклад, а с файлом. Разберём типичные ситуации:
- Файл не загружается — почти всегда это неверный формат. Убедитесь, что сохранили именно
.xls, а не переименовали.xlsx. - Пустые поля в готовом бланке — формула ссылается на переменную, которой у этого документа нет, либо опечатка в
${...}. - Съехавшая таблица позиций — сбиты метки начала и конца цикла
jx:forEach.
Итог
Подключение шаблона в МойСклад — операция на пару минут: меню Печать → Настроить…, загрузка .xls-файла и название формы. Сложность не в подключении, а в подготовке корректного файла с формулами jXLS и в том, чтобы он соответствовал типу документа.
Если нужно привести к единому фирменному виду весь пакет документов — счета, накладные, УПД, акты — и не разбираться с формулами вручную, мы настраиваем шаблоны под ваши процессы: от логотипа и реквизитов до сложных расчётных полей. Это часть работ по внедрению и поддержке МойСклад, которые студия ведёт под ключ.
Частые вопросы
В каком формате должен быть файл шаблона?
Только Microsoft Excel .xls (версия 97–2003). Форматы .xlsx и .ods сервис не принимает, поэтому при сохранении выбирайте «Книга Excel 97–2003».
Где загрузить свой шаблон?
В меню «Печать» нужного документа или списка выберите пункт «Настроить…» и добавьте файл. Форма появится в списке печати рядом со стандартными.
Удалятся ли встроенные формы после загрузки своей?
Нет. Пользовательский шаблон добавляется к стандартным, а не заменяет их. В меню печати остаются доступны обе формы.
Нужен ли отдельный шаблон под каждое юрлицо?
Нет. Реквизиты организации подставляются из поля документа, поэтому один шаблон корректно печатается для всех юрлиц аккаунта.
Почему шаблон отгрузки не подходит для счёта?
У разных типов документов разный набор доступных переменных. Формулы шаблона привязаны к структуре конкретного документа, поэтому шаблон делают под нужный тип.
Кто может подключать шаблоны?
Администратор и сотрудники с соответствующим правом доступа. Если пункт «Настроить…» неактивен, проверьте роль пользователя в настройках.
Почему в готовом бланке пустые поля?
Обычно это опечатка в формуле или ссылка на переменную, которой у документа нет. Проверьте синтаксис ${...} и тестируйте на заполненном документе.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.