ЕГАИС ведёт учёт алкогольной продукции не единым складом, а через три регистра, каждый из которых отвечает за свой этап движения товара — от приёмки до розничной продажи конкретной бутылки.
Что такое регистры ЕГАИС и зачем они нужны
В ЕГАИС учёт алкогольной продукции ведётся через систему регистров — виртуальных мест хранения внутри личного кабинета организации. Каждый регистр отвечает за свой этап движения товара и имеет собственные правила списания и оприходования.
Для розничной торговли значимы три регистра:
- Регистр №1 — склад организации, включая товар, переданный на хранение третьим лицам;
- Регистр №2 — торговый зал, немарочный (партионный) остаток;
- Регистр №3 — помарочный остаток в торговом зале, привязанный к конкретным экземплярам и федеральным специальным маркам.
Регистр №1: склад и партионный учёт
Регистр №1 — основной складской регистр, на который поступает алкогольная продукция после подтверждения приёмки от поставщика. Здесь ведётся партионный учёт: единицей учёта выступает партия, а не отдельная бутылка.
На регистре №1 также отражается продукция, переданная третьим лицам, например на ответственное хранение или в другой обособленный склад той же организации, если он зарегистрирован как отдельная торговая точка.
- поставщик отгружает партию и формирует накладную в ЕГАИС;
- покупатель подтверждает приёмку актом;
- партия зачисляется на регистр №1 с привязкой к справке, полученной от поставщика;
- дальнейшее движение партии (перемещение в торговый зал, списание, возврат) отражается документами, ссылающимися на эту партию.
Справки А и Б: как формируется партия
Ключевой элемент партионного учёта на регистре №1 — справки к товарно-транспортной накладной, которые в ЕГАИС называются справкой А и справкой Б.
| Документ | Что содержит | Кто формирует |
|---|---|---|
| Справка А | сведения о производстве и первичной реализации партии (производитель, объём, крепость, дата розлива) | формируется на уровне производителя или первого продавца и сопровождает партию по всей цепочке |
| Справка Б | история перепродаж партии — кто и когда покупал и продавал её до текущего получателя | дополняется каждым звеном цепочки поставок |
Обе справки прикладываются к накладной WayBill автоматически на уровне ЕГАИС и не требуют ручного заполнения розничным звеном — но именно по ним впоследствии можно проследить происхождение партии при проверке или отзыве продукции.
Регистр №2: торговый зал и немарочный остаток
Регистр №2 — это торговый зал в терминах ЕГАИС. Товар перемещается сюда с регистра №1 внутренним документом перемещения, когда партия физически выставляется на продажу.
На регистре №2 учёт также ведётся партионно, без привязки к конкретной марке каждой бутылки. С этого регистра происходит списание при розничной продаже — но не построчно по каждой бутылке, а агрегированно, через сопоставление с чеками (для позиций, где помарочный учёт не требуется, либо как промежуточный этап перед регистром №3).
- перемещение партии или её части с регистра №1 на регистр №2 — документ внутреннего перемещения;
- возврат нереализованного остатка обратно на регистр №1 — обратным документом;
- списание проданного объёма — актом списания, формируемым на основании кассовых данных.
Регистр №3: помарочный учёт и привязка к маркам
Регистр №3 — самый детализированный уровень учёта. Здесь остаток отражается не партиями, а конкретными экземплярами продукции, каждый из которых идентифицируется федеральной специальной маркой (ФСМ) или акцизной маркой.
Переход товара с регистра №2 на регистр №3 происходит в момент, когда розничная точка обязана подтвердить продажу конкретной промаркированной единицы через кассу — то есть при продаже крепкого алкоголя и вина. Касса сканирует марку, формирует запрос PositionCheck в ЕГАИС, получает разрешительный код, и только после этого бутылка считается проданной с точки зрения регистра №3.
- кассир сканирует марку на бутылке при пробитии чека;
- касса отправляет запрос в ЕГАИС на разрешение продажи конкретного экземпляра;
- ЕГАИС проверяет марку по базе — не числится ли она уже проданной, похищенной или недействительной;
- при положительном ответе бутылка списывается с регистра №3, кассовый чек пробивается с отметкой о продаже алкоголя.
Перемещение между регистрами и документы
Движение товара между тремя регистрами — это последовательность документов, каждый из которых должен формироваться в правильном порядке. Нарушение последовательности — частая причина расхождений при сверке.
| Регистр-источник | Регистр-приёмник | Документ |
|---|---|---|
| Поставщик | Регистр №1 | накладная + акт приёмки |
| Регистр №1 | Регистр №2 | акт перемещения в торговый зал |
| Регистр №2 | Регистр №3 | подтверждение продажи маркированной единицы (для крепкого алкоголя и вина) |
| Регистр №2 / №3 | списание | акт списания (продажа немаркируемых позиций, порча, недостача) |
Каждый документ должен ссылаться на корректную партию и остаток — если товароучётная система не синхронизирована с ЕГАИС, легко получить ситуацию, когда программа «видит» товар на складе, а в ЕГАИС он уже значится перемещённым или списанным.
Сверка остатков и типичные расхождения
Типичные расхождения при работе с тремя регистрами:
- товар перемещён в торговый зал документом, но фактически остался на складе (или наоборот) — регистр №1 и №2 расходятся;
- продажа маркированной бутылки пробита на кассе без сканирования марки — расхождение по регистру №3;
- партия числится на регистре №1, хотя физически уже давно продана — забыли оформить перемещение;
- списание оформлено не тем актом, например партионное списание вместо подтверждения продажи по марке.
Для контроля таких расхождений используется отчёт по остаткам в личном кабинете ЕГАИС, который стоит сверять с данными товароучётной системы на регулярной основе — в идеале ежедневно, но не реже раза в неделю.
Итог
Три регистра ЕГАИС — склад, торговый зал и помарочный остаток — описывают полный путь партии алкогольной продукции от приёмки до розничной продажи. Понимание того, какой документ переводит товар с одного регистра на другой, помогает избежать типичных расхождений, которые всплывают при сверке остатков или проверке.
Мы в B2Bsite настраиваем интеграцию 1С и товароучётных систем с ЕГАИС так, чтобы движение между регистрами формировалось автоматически вслед за реальными операциями — приёмкой, перемещением в зал, продажей на кассе, — без ручного дублирования документов и с минимальным риском расхождений при проверках.
Частые вопросы
Чем регистр №1 отличается от регистра №2?
Регистр №1 — это склад организации с партионным учётом, а регистр №2 — торговый зал, куда товар перемещается для розничной продажи; оба ведут учёт партиями, без привязки к конкретному экземпляру.
Что такое справка А и справка Б?
Справка А содержит сведения о производстве и первичной реализации партии, справка Б — историю её перепродаж по цепочке поставок; обе формируются автоматически в ЕГАИС и сопровождают накладную.
Когда товар попадает на регистр №3?
Товар переходит на регистр №3 в момент подтверждения продажи конкретной маркированной единицы крепкого алкоголя или вина через кассу со сканированием марки.
Нужен ли регистр №3 для пива?
Нет, для пива, сидра, пуаре и медовухи регистр №3 в классическом виде не применяется, учёт ведётся через акты списания на регистре №2.
Как часто нужно сверять остатки по регистрам?
Формальной периодичности закон не устанавливает, но на практике рекомендуется сверять остатки ежедневно или не реже одного раза в неделю, чтобы вовремя обнаружить расхождения.
Что делать, если остатки на регистре №1 не совпадают с фактическим складом?
Нужно проверить, все ли документы перемещения и приёмки оформлены и подтверждены вовремя, и при обнаружении пропущенного документа оформить его либо провести корректировку через акт.
Можно ли напрямую списать товар с регистра №1, минуя регистр №2?
Нет, для розничной продажи товар сначала перемещается в торговый зал (регистр №2); списание с регистра №1 применяется для иных операций, например возврата поставщику или передачи на другой склад.
Где посмотреть текущие остатки по всем трём регистрам?
В личном кабинете ЕГАИС в разделе отчётов по остаткам, который позволяет выгрузить остатки отдельно по каждому регистру для сверки с товароучётной системой.
Поможем с настройкой и поддержкой Закон и учёт
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Закон и учёт.