График отсутствий сотрудников

График отсутствий превращает разрозненные «я в отпуске» в наглядный календарь всей компании. Он показывает, кто и когда отсутствует, помогает планировать нагрузку и связывается с заявками и учётом рабочего времени.

Что такое график отсутствий

График отсутствий — это раздел Компания → Отсутствия (в некоторых версиях — «График отсутствий»), где в виде календарной сетки видно, кто из сотрудников отсутствует и по какой причине.

Он решает сразу несколько задач:

• показывает доступность коллег без лишних вопросов;
• помогает руководителю планировать нагрузку и замены;
• служит основой для заявок на отпуск и их согласования;
• связывается с личным календарём и учётом рабочего времени.

Типы отсутствий

В графике можно отмечать разные виды отсутствий, каждый со своим цветом на сетке:

Набор типов настраивается администратором — можно добавить свои категории под регламенты компании.

Заявки на отпуск и согласование

В Битрикс24 отпуск оформляется не просто отметкой, а заявкой через бизнес-процесс. Типовой сценарий:

1. Сотрудник создаёт заявку на отпуск с датами.
2. Заявка уходит руководителю на согласование.
3. После утверждения отсутствие автоматически появляется в графике.
4. Коллеги видят период недоступности, HR — основание.

Настройка графика

Администратор настраивает график в разделе отсутствий и связанных бизнес-процессах:

• задаёт список типов отсутствий и их цвета;
• настраивает шаблон заявки на отпуск (поля, маршрут согласования);
• определяет, кто видит график — вся компания или только отдел;
• включает уведомления об одобрении и приближении отпуска.

Права на просмотр можно ограничить: например, рядовые сотрудники видят только свой отдел, а HR — всю компанию.

Связь с календарём и учётом времени

Отсутствия интегрированы с другими модулями портала:

• Календарь — период отпуска отображается в личном и командном календаре.
• Учёт рабочего времени — дни отсутствия не считаются прогулом и корректно отражаются в отчётах.
• Задачи — при планировании видно, что исполнитель будет недоступен.
• Живая лента — уведомления о выходе коллеги в отпуск.

Планирование нагрузки

Сводный график помогает не допустить ситуации, когда полотдела уходит в отпуск одновременно. Руководитель заранее видит пересечения и может:

• предложить сдвинуть даты, чтобы сохранить работоспособность отдела;
• назначить замещающего на период отсутствия;
• перераспределить задачи и клиентов на время отпуска.

Это особенно важно для отделов продаж и поддержки, где недоступность сотрудника напрямую влияет на клиентов.

Итог

График отсутствий делает доступность сотрудников прозрачной, а через заявки на отпуск связывает согласование, календарь и учёт рабочего времени. Ключ к порядку — оформлять отсутствия именно через раздел отсутствий и настроенные бизнес-процессы, а не разрозненными записями в личных календарях.

Мы настраиваем типы отсутствий, маршруты согласования отпусков под вашу оргструктуру и связываем график с учётом времени и задачами. Обращайтесь за автоматизацией HR-процессов в Битрикс24.