Реализация — это документ факта продажи, из которого рождается вся первичка и учёт. Автоматическая выгрузка реализаций из RetailCRM в 1С избавляет бухгалтерию от ручного ввода закрытых заказов. Разберём, на каком статусе выгружать, как сопоставлять данные и что контролировать, чтобы документы проводились без ошибок.
Что такое выгрузка реализаций
Реализация («Реализация товаров и услуг» в 1С) фиксирует продажу: списывает товар, отражает выручку, формирует основу для НДС и взаиморасчётов. Пока заказ живёт в RetailCRM, для учёта его нет — он становится фактом только когда превращается в реализацию в 1С.
Выгрузка автоматизирует это превращение: закрытый заказ отправляется в 1С, где создаётся документ с товарами, ценами, покупателем и суммами. Работает и с 1С:УТ, и с 1С:Бухгалтерией, и с 1С:Комплексная автоматизация — различается только набор реквизитов документа.
На каком статусе выгружать
Ключевая настройка — привязка выгрузки к статусу заказа. Реализация должна создаваться только по завершённому заказу, иначе в учёт попадёт то, что позже отменят.
| Группа статусов RetailCRM | Выгружать реализацию? |
|---|---|
| Новый, согласование | Нет — заказ не подтверждён |
| Комплектация | Нет — ещё не отгружен |
| Отгружен / выполнен | Да — факт продажи состоялся |
| Отменён | Нет |
Сопоставление контрагентов и номенклатуры
Чтобы реализация провелась, в 1С должны найтись покупатель и все товары из заказа. Интеграция сопоставляет их автоматически:
- Контрагент — юрлицо по ИНН, физлицо по телефону или email. Если не найден, создаётся новый или используется обезличенный розничный покупатель;
- Номенклатура — по внешнему коду (GUID) или артикулу. Товар без соответствия блокирует проведение документа;
- Договор, склад, организация — подставляются по правилам обмена.
Для розницы с большим потоком физлиц типовое решение — единый розничный покупатель и агрегированные реализации, чтобы не плодить карточки и документы на каждую мелкую продажу.
Реквизиты документа: НДС, цены, скидки
Реализация — учётный документ, поэтому его реквизиты должны быть точными. На что обратить внимание при настройке:
- Ставки НДС — каждая позиция несёт свою ставку; ошибка исказит счёт-фактуру;
- Цены и скидки — сумма реализации должна совпадать с суммой заказа до копейки;
- Округления — разное округление скидок в CRM и 1С даёт копеечные расхождения, которые всплывают при сверке;
- Организация — при нескольких юрлицах документ должен уйти в нужную организацию по каналу или складу.
Сумма заказа (RetailCRM) == Сумма реализации (1С) — обязательная проверка
Возвраты и корректировки
Продажи не всегда финальны — бывают возвраты и правки. Их тоже нужно провести в учёте:
- Клиент возвращает товар, заказ в RetailCRM переходит в статус возврата;
- В 1С формируется документ «Возврат товаров от покупателя»;
- Товар возвращается на склад, корректируются выручка и взаиморасчёты;
- В CRM возвращается признак проведённого возврата.
Контроль непроведённых документов
Автоматическая выгрузка не гарантирует, что документ проведётся: в 1С могут не найтись номенклатура, договор или счёт учёта. Что контролировать:
- Непроведённые реализации — загрузились, но висят из-за отсутствия данных;
- Расхождение сумм заказа и документа;
- Незагруженные заказы — те, что достигли финального статуса, но не уехали в 1С;
- Журнал обмена — регулярный просмотр ошибок выгрузки.
Итог
Выгрузка реализаций из RetailCRM в 1С автоматизирует превращение закрытых заказов в учётные документы. Надёжность обеспечивают привязка к финальным статусам, корректное сопоставление контрагентов и номенклатуры, точные реквизиты по НДС и суммам, обработка возвратов и регулярный контроль непроведённых документов.
Мы настраиваем такую выгрузку под конкретную конфигурацию 1С, включая сценарии с несколькими юрлицами, розничными продажами и возвратами. Бухгалтерия получает готовые проведённые документы без ручного ввода, а сверка итогов гарантирует, что данные в CRM и 1С сходятся.
Частые вопросы
На каком статусе создавать реализацию?
На финальном — «Отгружен» или «Выполнен». Выгрузка по ранним статусам порождает документы, которые придётся сторнировать при отмене заказа.
Что если товара нет в справочнике 1С?
Отсутствие номенклатуры блокирует проведение реализации. Товар нужно либо создать автоматически, либо сопоставить вручную по внешнему коду.
Как оформляются розничные продажи физлицам?
Обычно через единого обезличенного розничного покупателя и агрегированные реализации, чтобы не создавать карточку и документ на каждую мелкую продажу.
Совпадают ли суммы заказа и реализации?
Должны совпадать до копейки. Расхождения обычно возникают из-за разного округления скидок и ловятся при сверке итогов за период.
Как проводятся возвраты?
Возврат заказа в RetailCRM формирует в 1С документ «Возврат товаров от покупателя». Частичный возврат оформляется отдельным документом на возвращённые позиции.
Работает ли выгрузка с несколькими юрлицами?
Да. Документ уходит в нужную организацию на основе канала продаж, склада или типа оплаты согласно правилам обмена.
Как убедиться, что все реализации выгрузились?
Сверять итоги: сумма выполненных заказов в RetailCRM должна равняться сумме реализаций в 1С. Разница указывает на пропущенные или задвоенные документы.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.