Отчётность по прослеживаемости — это не один документ, а набор форм: отчёт об операциях, уведомления и НДС-декларация. Разбираем, кто что сдаёт, в какие сроки и как подготовку данных упрощает связка сайта с 1С.
Из чего состоит отчётность по прослеживаемости
Отчётность делится на два потока в зависимости от того, является ли компания плательщиком НДС. Общий набор форм выглядит так:
- Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами — для неплательщиков НДС;
- Уведомление о ввозе товаров из ЕАЭС;
- Уведомление о перемещении товаров в другую страну ЕАЭС;
- Уведомление об остатках прослеживаемых товаров;
- отражение операций в декларации по НДС — для плательщиков.
Все формы утверждены приказом ФНС и подаются исключительно в электронном виде. Бумажный вариант не предусмотрен ни для одной из них.
Отчёт об операциях: для неплательщиков НДС
Компании и ИП на спецрежимах (УСН, ПСН, ЕСХН) и освобождённые от НДС не выставляют счета-фактуры, поэтому для них предусмотрен отдельный отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. В нём отражаются:
- приобретение и реализация прослеживаемых товаров между участниками оборота;
- прочее выбытие (передача в производство, утилизация, недостача);
- операции, которые не попадают в другие уведомления.
Отчёт сдаётся ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. В каждой строке фигурируют РНПТ, единица измерения по ОКЕИ и количество товара.
Уведомления: ввоз, перемещение и остатки
Уведомления подаются по событию, а не по расписанию, и у каждого своя роль:
| Уведомление | Когда подаётся | Результат |
|---|---|---|
| О ввозе из ЕАЭС | При ввозе товара из страны Союза | ФНС присваивает РНПТ |
| О перемещении в ЕАЭС | При вывозе товара в страну Союза | Фиксация выбытия за пределы РФ |
| Об остатках | По остаткам на дату включения в перечень | Получение РНПТ на имеющийся товар |
Срок подачи уведомлений о ввозе и перемещении — 5 рабочих дней с даты соответствующей операции. Уведомление об остатках подаётся до первой операции реализации такого товара — иначе продать его «в белую» не получится.
НДС-декларация и электронные счета-фактуры
Для плательщиков НДС отдельный отчёт об операциях не нужен — данные о прослеживаемых товарах попадают в систему через счета-фактуры и декларацию по НДС. Порядок такой:
- при реализации выставляется электронный счёт-фактура или УПД с заполненными графами 11 (РНПТ), 12/12а (ОКЕИ) и 13 (количество);
- документ проходит через оператора ЭДО;
- сведения отражаются в книге продаж и подтягиваются в декларацию по НДС;
- ФНС автоматически сопоставляет цепочку от продавца к покупателю по РНПТ.
Именно поэтому по прослеживаемым товарам счёт-фактура обязан быть электронным: только так система может сверить движение партии между контрагентами.
Сроки и форматы: сводка
Чтобы не держать всё в голове, удобно свести сроки в одну таблицу:
| Форма | Кто сдаёт | Срок |
|---|---|---|
| Отчёт об операциях | Неплательщики НДС | До 25-го числа после квартала |
| Уведомление о ввозе / перемещении | Все участники | 5 рабочих дней с операции |
| Уведомление об остатках | Все участники | До первой реализации товара |
| Декларация по НДС | Плательщики НДС | До 25-го числа после квартала |
Все документы передаются в машиночитаемых форматах через оператора ЭДО. Технически это реализуется в 1С: типовые конфигурации умеют формировать и отправлять эти формы напрямую из программы.
Роль сайта и интеграции в подготовке данных
Сама отчётность формируется и сдаётся в 1С — сайт на 1С-Битрикс её не отправляет. Но качество отчётности напрямую зависит от того, насколько чисто данные пришли с сайта в учётную систему. Интегратор влияет на это так:
- Полнота данных заказа. Заказ с сайта должен уходить в 1С с корректной номенклатурой и количеством, чтобы реализация с РНПТ собралась без ручной правки.
- Корректный признак товара. Прослеживаемые позиции помечены при обмене, и бухгалтер сразу видит, что по ним нужны дополнительные графы.
- Автоматизация рутины. Через бизнес-процессы можно настроить проверки заказов и уведомления ответственным перед выгрузкой в учёт.
Контроль и ответственность
Система ФНС автоматически сопоставляет данные покупателей и продавцов по РНПТ. Расхождения — например, покупатель отразил приобретение, а продавец не показал реализацию — становятся поводом для запросов и проверок. Что важно держать под контролем:
- Сроки. Пропуск уведомления о ввозе или квартального отчёта создаёт разрыв в цепочке.
- Единообразие РНПТ. Один и тот же реквизит у продавца и покупателя должен совпадать до символа.
- Полнота операций. Любое выбытие, включая розницу и утилизацию, должно быть отражено.
На переходный период законодатель смягчал подход к штрафам, но требования к самой отчётности действуют, и «тихо не сдавать» — не вариант: разрывы всё равно всплывут при встречной сверке.
Итог
Отчётность по прослеживаемости — это система из отчёта об операциях, трёх видов уведомлений и НДС-декларации, где выбор форм зависит от статуса по НДС, а все документы подаются электронно через ЭДО. Формируется всё в 1С, но качество зависит от чистоты данных, которые приходят с сайта.
Мы настраиваем обмен и бизнес-процессы 1С-Битрикс так, чтобы заказы уходили в учёт с корректной номенклатурой и признаком прослеживаемости, а бухгалтерия не собирала данные вручную перед сдачей отчётов. Если сайт, 1С и ЭДО должны работать как единая цепочка — поможем выстроить её без разрывов.
Частые вопросы
Кто сдаёт отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами?
Неплательщики НДС — компании и ИП на спецрежимах и освобождённые от НДС. Плательщики НДС вместо отдельного отчёта отражают операции в декларации по НДС.
Как часто сдаётся отчёт об операциях?
Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, в электронном виде через оператора ЭДО.
В какой срок подаётся уведомление о ввозе из ЕАЭС?
В течение 5 рабочих дней с даты ввоза. В ответ ФНС присваивает РНПТ на ввезённую партию.
Что делать с остатками прослеживаемых товаров?
Подать уведомление об остатках до первой реализации такого товара, чтобы получить на него РНПТ. Без этого продать товар корректно не получится.
Нужно ли отражать розничную продажу в отчётности?
Да. Продажа физлицу для личных нужд — это выбытие из оборота, которое отражается в отчёте об операциях. Пропуск таких операций ведёт к расхождениям.
Может ли сайт сам сдавать отчётность по прослеживаемости?
Нет. Отчёты и уведомления формируются и отправляются из 1С через ЭДО. Сайт только передаёт корректные данные заказов в учётную систему.
Что грозит за расхождения в данных?
Система ФНС сверяет РНПТ у продавца и покупателя. Расхождения становятся поводом для запросов и проверок, поэтому важны единообразие реквизитов и полнота операций.
Поможем с настройкой и поддержкой Закон и учёт
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Закон и учёт.